Участие в оффлайн-выставках является важной частью работы многих компаний. Такие мероприятия помогают укрепить отношения с существующими клиентами и привлечь новых партнеров. Однако сбор и обработка данных с подобных событий часто становятся затруднительными: приходится вручную проверять и сопоставлять информацию, заново вводить контактные данные и тратить много времени на анализ итоговых сведений. Чтобы решить эти проблемы, было разработано специализированное CRM-решение с кастомными возможностями сбора и обработки данных.
Цели и задачи
Главная цель заключалась в том, чтобы автоматизировать и упростить процесс сбора и обработки данных посетителей выставок. Для этого стояло несколько основных задач:
-
Удобные инструменты для самостоятельного анкетирования: предусмотреть вариант, при котором посетители смогут заполнять анкеты с помощью простых и наглядных форм.
-
Упрощённая идентификация существующих клиентов: система должна сопоставлять новые данные с уже имеющимися в CRM сведениями, избавляя сотрудников от ручной сверки.
-
Автоматизированная подготовка к выставкам: предусмотреть механизм постановки задач и ведения «повестки» мероприятия заранее, чтобы облегчить работу отдела продаж и маркетинга.
-
Гибкое решение для повторного использования: дать возможность быстро адаптировать систему для будущих выставок без серьёзной переработки кода или повторной разработки.
Как это работает?
Был реализован смарт-процесс со стадиями и отдельными воронками для каждой выставки, что позволяет легко отделять и обрабатывать данные по конкретному мероприятию. Анкетирование было настроено с помощью CRM-форм, доступных для посетителей по QR-коду.
Всего было создано три отдельных типа CRM-форм, адаптированных под разные категории посетителей:
-
Клиенты
-
Кандидаты
-
Поставщики
Особенностью решения стала возможность предварительной подготовки данных перед выставкой. Пользователи системы могли заранее создавать элементы смарт-процесса, заполняя их информацией, а также планировать «Новые задачи».
Для реализации этой функции разработано специальное кастомное поле, состоящее из блоков с четырьмя полями различных типов. Количество таких блоков не ограничено. Администраторы CRM получили возможность самостоятельно изменять состав полей в блоках через административную панель без привлечения разработчиков.
Также обеспечена корректная выгрузка собранных данных в формат Excel, что позволяет легко анализировать полученную информацию в удобном виде.
Таким образом:
-
CRM-формы: посетителям выставки доступны три типа форм, адаптированных под разные категории (клиенты, кандидаты, поставщики). Доступ к ним организован по QR-коду, что упрощает процесс заполнения.
-
Предварительная подготовка: в смарт-процессе можно заранее создать нужные элементы (например, «Новые задачи»), в которых фиксируются ключевые моменты предстоящего мероприятия. Это даёт команде инструмент для раннего планирования.
-
Кастомные поля: одно из полей содержит блоки из четырёх полей различных типов, которые могут добавляться в неограниченном количестве. Администраторы CRM, при необходимости, могут изменять набор данных в этих блоках через административную панель, не прибегая к помощи разработчиков.
-
Выгрузка данных: собранная информация экспортируется в Excel, где представлена в удобном и структурированном формате для дальнейшего анализа.
Какие проблемы решило?
За счёт автоматизации и грамотной настройки смарт-процессов, новое решение избавило от ряда затруднений, характерных для традиционного метода обработки данных:
-
Отсутствие ручной сверки: система сама обнаруживает и «узнаёт» уже существующих клиентов, исключая риск ввода дублирующейся информации.
-
Сокращение времени обработки: благодаря CRM-формам и автоматическому переносу данных в нужные поля, анализ результатов выставки производится гораздо быстрее.
-
Упрощённая подготовка: заранее создаваемые задачи и элементы смарт-процесса помогают ничего не упустить при планировании и организации мероприятия.
Преимущества
Среди главных преимуществ реализованного решения:
-
Снижение количества ошибок и упрощение обработки данных благодаря автоматизации.
-
Гибкость системы, позволяющая легко адаптировать её под разные мероприятия без привлечения дополнительного ресурса разработчиков.
-
Возможность самостоятельного заполнения анкет посетителями через QR-код, что экономит время сотрудников.
-
Эффективное планирование и организация подготовки к мероприятиям.
-
Возможность работы системы вне зависимости от типа и места проведения выставок, включая работу в закрытых контурах.
Совместимость
Реализация данного решения возможна в коробочной версии Битрикс24, так как доступ к ряду внутренних настроек портала в облачной версии ограничен.
Оценка трудозатрат
На реализацию решения ушло в общей сложности 107 часов:
-
21 час - работа Аналитика
-
62 часа - работа Back-end разработчика
-
2 часа - работа DevOps
-
8 часов - работа QA
-
14 часов - работа Руководителя проекта
Вывод
Разработанное CRM-решение кардинально упростило процесс сбора и обработки данных, связанных с оффлайн-выставками. Теперь все данные автоматически структурируются, идентификация клиентов выполняется без участия операторов, а подготовка к любому новому мероприятию не требует масштабных доработок. Высокая гибкость и настраиваемость позволяют легко развивать и совершенствовать систему. Данное решение может быть легко адаптировано под любые будущие мероприятия.
