Битрикс24 — с чего начать новичку
Это облачная платформа для управления бизнесом и совместной работы команды. Проще говоря, Битрикс24 объединяет огромное количество инструментов в одном месте: здесь и корпоративный чат, и постановка задач, и база клиентов (CRM), и даже конструктор сайтов. Главное, что большую часть этих возможностей вы получаете уже на бесплатном тарифе – это позволяет небольшой компании устроить быстрый старт без лишних затрат. Другими словами, наша статья - руководство для начинающих поможет вам разобраться, как именно эта система упрощает рабочие процессы и с чего начать работу.
Начинающим пользователям без технического опыта Битрикс может показаться сложным. Однако платформа спроектирована так, чтобы новичку было интуитивно понятны основные действия. В этой статье мы дадим инструкции по Битрикс: от регистрации до базовых настроек и ежедневной работы. Также расскажем про основные разделы и поделимся советами, как быстрее освоить систему. Для вашего удобства в тексте есть списки шагов и простые разъяснения.
Совет: Если вы лучше воспринимаете информацию в формате видео, у компании RDN есть обучающие видеоуроки rdn-grp.rurdn-grp.ru. С их помощью битрикс обучение проходит быстрее: вы наглядно увидите, как настроить и использовать разные модули, и сможете повторить действия шаг за шагом. Первым делом, советуем вам посмотреть наше обучающее видео по знакомству с интерфейсом.
Битрикс24 – это своего рода виртуальный офис вашей компании. Он подходит организациям любого масштаба и отрасли, будь то интернет-магазин, служба доставки или производственное предприятие. С его помощью вы можете организовать практически все основные процессы бизнеса в одной системе:
-
вести совместную работу команды: общаться в чатах, проводить видеозвонки, обмениваться файлами;
-
управлять проектами и ставить задачи сотрудникам, контролировать их выполнение;
-
хранить важные документы и файлы на корпоративном Диске;
-
планировать встречи и события через интегрированный календарь;
-
вести учет клиентов и продаж в встроенной CRM-системе (хранить контакты, историю общения, сделки);
-
принимать заявки с сайта или из соцсетей прямо в CRM, выставлять счета и контролировать оплаты;
-
создавать лендинги, страницы и даже полноценные сайты с помощью визуального конструктора, интегрированного с CRM;
-
автоматизировать рутинные задачи с помощью бизнес-процессов, роботов и триггеров (без программирования);
-
анализировать эффективность работы через отчёты и аналитику – например, отслеживать продажи, воронку сделок, результаты рекламных кампаний.
Битрикс24 предоставляет основы для цифрового управления бизнесом: все инструменты связаны между собой и работают из единого окна. Например, клиент написал в чат на вашем сайте – его обращение и данные автоматически попадут в CRM, и вы не потеряете контакт. Поручение, поставленное коллегой, не забудется – система напомнит о сроках и позволит руководителю в любой момент проверить статус.
Платформа постоянно развивается: регулярно добавляются новые функции, в том числе элементы искусственного интеллекта. Но основы остаются прежними – обеспечить команду всем необходимым для работы и наладить прозрачные процессы. Теперь перейдем к практической части: как начать работу.
Регистрация и первичная настройка
С чего начать? Первым шагом будет регистрация вашего корпоративного портала на официальном сайте. Порядок действий такой:
Создайте аккаунт. Зайдите на сайт и нажмите кнопку «Получить бесплатно». Вам будет предложено зарегистрироваться – это можно сделать, указав e-mail и придумав пароль либо через профиль в соцсетях (например, ВКонтакте). После регистрации система создаст ваш облачный портал с адресом вида random.Битрикс24.ru. Позже адрес можно поменять на понятный (например, по названию компании), но сделать это разрешается только один раз, поэтому сразу придумайте удачный вариант.
Выберите тариф. Новому порталу автоматически присваивается бесплатный тариф. Этот тариф рассчитан на маленькие команды и содержит базовый набор сервисов. Вы можете полноценно работать на бесплатной версии столько, сколько потребуется. Если функционала станет не хватать, позднее перейдёте на расширенный тариф. Для знакомства с полным функционалом также доступен демо-режим: можно 15 дней бесплатно потестировать тариф профессиональный и затем оплатить любой платный, либо вернуться на бесплатный.
Войдите в портал. После подтверждения регистрации (по ссылке из письма) авторизуйтесь на вашем новом портале. Рекомендуем сразу установить приложения: есть десктопная программа для компьютера и мобильное приложение для смартфона. Оно дублирует основные функции портала и присылает уведомления, что удобно – так вы всегда на связи с командой.
Настройте основные параметры. Оказавшись внутри своего Битрикс24, первым делом откройте раздел «Настройки» портала (значок шестерёнки в левом нижнем меню). Проверьте, правильно ли выставлен часовой пояс и рабочее время (эти настройки влияют на напоминания о задачах и событиях). При желании оформите портал в фирменном стиле: можно выбрать фон рабочего пространства или цветовую тему, чтобы интерфейс отражал стиль вашей компании. Такие мелочи делают работу приятнее, особенно для новых сотрудников.
Пригласите пользователей. Битрикс24 – это командный инструмент, поэтому добавьте в систему коллег. Перейдите в раздел «Сотрудники» или используйте кнопку «Пригласить» в меню. Можно отправить коллегам специальную ссылку – каждый перейдя по ней, сможет самостоятельно зарегистрироваться в вашем портале. Новые пользователи сразу появятся в системе и получат доступ к разрешённым инструментам.
Задайте структуру компании. Для удобства управления правами и коммуникацией стоит указать, кто к какому отделу относится и кто чей руководитель. В разделе «Компания – Структура» создайте подразделения (отделы) и разнесите сотрудников по ним. Например, отдел продаж, бухгалтерия, служба поддержки и т.д. Структуру можно выстраивать древовидно (отделы внутри отделов). Добавляйте отделы по одному, указывайте их названия и назначайте начальников. Затем «перетаскивайте» сотрудников в нужные подразделения. Это не только порядок ради порядка – на основе структуры потом будет удобнее назначать права доступа и формировать отчёты по отделам.
Настройте права доступа. По умолчанию все приглашённые сотрудники могут пользоваться большинством инструментов. Однако, некоторые разделы (например, CRM) требуют ограничения прав. Заранее продумайте, кому какие данные можно видеть и редактировать. Настройка прав доступа делается в разделе «Права доступа» соответствующего инструмента. Например, менеджерам по продажам можно разрешить редактировать сделки и контакты в CRM, а остальным дать только просмотр. Руководителям проектов можно дать право создавать задачи всем членам группы, и т.д. Правильно настроенные доступы защитят важную информацию и распределят ответственность.
Импортируйте данные (опционально). Если вы ранее вели базу клиентов в Excel или другом месте, имеет смысл перенести эти данные сразу. В CRM есть функция импорта из CSV-файла: достаточно экспортировать вашу базу в CSV и загрузить в систему – контакты и компании появятся в разделе CRM. То же касается списка товаров, если вы планируете использовать складской учёт. На первых порах можно пропустить этот шаг и внести данные вручную по мере работы, но импорт сильно экономит время, если данных много.
Следуя этим шагам, вы подготовите свой портал к работе. Процесс регистрации и настройка не требует знаний программирования – система рассчитана на обычных пользователей.
Как работать в Битрикс24: основные разделы
После настройки портала можно переходить непосредственно к работе. CRM включает множество модулей, и на первый взгляд глаза разбегаются. Разберём кратко битрикс основы – главные разделы системы и что в них делает новичок:
Живая лента. Это стартовая страница, своего рода корпоративная социальная сеть. В ленте отображаются объявления, новости компании, приветствия новых сотрудников, а также активности вроде созданных задач или сообщений. Сотрудники могут сами публиковать в живой ленте: делиться новостями, ставить лайки, комментировать. Для новичка лента – хорошее место, чтобы быть в курсе того, что происходит в компании, и познакомиться с коллегами.
Чаты и звонки. В левом меню вы найдёте раздел «Чаты» (Мессенджер). Здесь доступны личные и групповые чаты для переписки в реальном времени. Вместо разрозненных переписок в мессенджерах вы общаетесь внутри корпоративной сети – ничего не теряется. Также прямо из чата можно совершать аудио- и видеозвонки, устраивать конференции. Поддерживается внутренняя телефонию, то есть можно звонить коллегам через компьютер или мобильное приложение. Все диалоги хранятся в истории, поэтому легко найти, о чём договаривались. Как работать в плане коммуникаций? Очень просто: открываете чат с нужным человеком или создаёте групповой чат по проекту – и общаетесь, как в привычных мессенджерах, только с полной сохранностью данных.
Задачи и проекты. Один из ключевых инструментов – управление поручениями. В разделе «Задачи» вы можете создавать новые задачи, назначать ответственных, ставить сроки и контролировать выполнение. Каждая задача – как карточка, куда можно добавить описание, чек-лист, прикрепить файлы, обсуждать детали в комментариях. Сотрудник отмечает задачу выполненной, и постановщик видит результат. Их можно группировать в проекты (рабочие группы): например, для большого проекта создать группу, куда входят все участники, и внутри вести задачи, общий чат, календарь и документы по этому проекту. Доступны разные представления – список, канбан-доска, диаграмма Ганта – выбирайте что удобнее. Начните с простого: создайте первую задачу, назначьте себе или коллеге, установите разумный дедлайн. CRM напомнит исполнителю и покажет вам, когда она будет сделана. Со временем вы освоите и более продвинутые возможности: шаблоны типовых задач, скрам-доски, автоматическое назначение и т.п.
CRM (Customer Relationship Management). Встроенная CRM-система – это сердце этого инструмента для тех, кто работает с клиентами. CRM хранит вашу клиентскую базу: карточки компаний и контактов, сделки (продажи), а также всю историю взаимодействий с каждым клиентом. Новичку в CRM важно понять главное: каждый лид или покупатель фиксируется в системе, чтобы вы не потеряли с ним связь. Допустим, пришёл новый запрос с сайта – CRM создаст лид (потенциального клиента). Менеджер позвонит человеку и, если есть интерес, сконвертирует его в сделку и контакт. Сделка двигается по этапам в воронке продаж (например: Новый лид → Переговоры → Выставлен счёт → Успех). В любой момент можно открыть карточку и увидеть, на каком этапе клиент, что ему предлагали, когда планировать следующий звонок. Автоматизируется многое: выставляет счета, ставит напоминания позвонить, может отправлять уведомления клиенту. Все заявки с разных каналов стекаются в одно место, и система сама ведёт вас по шагам продажи. Поначалу просто заведите несколько клиентов вручную, попробуйте добавить сделку и проведите ее до этапа «Успех» – так вы ощутите принцип работы CRM.
Диск и документы. Есть встроенное облачное хранилище – раздел «Диск», где хранятся все загруженные файлы вашей компании. По сути, это аналог Google Drive или Яндекс.Диска, только внутри корпоративного портала. У каждого сотрудника есть свой раздел «Мой диск», а также бывают общие папки отдела или проекта. Документы можно создавать прямо в браузере – доступны онлайн-редакторы для текстов, таблиц, презентаций. Несколько сотрудников могут совместно редактировать файл, изменения сохраняются автоматически. Все документы надежно хранятся и доступны с любого устройства. Права доступа тоже регулируются: конфиденциальные файлы видны только тем, кому положено. Для новичка совет простой: вместо того чтобы хранить рабочие файлы разбросанными по почте или на компьютерах, загружайте их в Битрикс24. Тогда ни вы, ни ваши коллеги не потеряете важную информацию, и над ней всегда можно работать вместе.
Календарь. Раздел «Календарь» помогает планировать рабочее время. Здесь вы можете создавать события: встречи, звонки, совещания+. Календарь удобен тем, что интегрируется с другими инструментами: встречу из календаря можно сразу привязать к сделке, пригласить участников (они получат уведомление). Он синхронизируется с личными календарями Google, Outlook и др. – вы сможете видеть личные и рабочие дела вместе, чтобы ничего не накладывалось. Пользуйтесь календарем, чтобы не забыть о важных мероприятиях и прозрачно показывать коллегам свою занятость.
Сайты и открытые линии. Битрикс24 позволяет создавать сайты и лендинги даже без разработчиков. В разделе «Сайты» запустите конструктор – вы получите шаблон лендинга, который можно отредактировать под себя в визуальном редакторе. Все сайты, сделанные здесь, автоматически привязаны к CRM: скажем, клиент оставил заявку на вашем лендинге – в CRM тут же появится новая сделка, данные клиента и даже задача менеджеру связаться. Помимо сайтов, есть и другие каналы коммуникации с клиентами в разделе «Контакт-центр». Там вы можете подключить корпоративную почту, группы и сообщения из соцсетей (Avito, ВКонтакте), мессенджеры (WhatsApp, Telegram), онлайн-чат на сайте, телефонию. Все обращения клиентов из этих каналов тоже попадут в CRM как заявки или обращения. Инструкции по Битрикс подробно описывают, как подключить каждый канал, но основные шаги простые: выбираете нужный канал в контакт-центре, привязываете аккаунт и даёте доступ. После этого ваши менеджеры смогут отвечать клиентам в одном окне CRM, а не прыгать по разным приложениям.
Дополнительные модули. В Битрикс24 есть и другие разделы, которые вы обнаружите в меню. Например, CRM-маркетинг (для рассылок и промо-акций по базе клиентов), Аналитика (отчеты, сквозная аналитика по рекламе и продажам), Телефония (для звонков через систему, записи разговоров и колтреккинга) и т.д. Освоение всех этих возможностей придёт с опытом. Битрикс основы для новичка мы уже рассмотрели: общение, задачи, клиенты и данные в одном месте. Остальные функции – это «надстройки», которые вы подключите, когда возникнет потребность автоматизировать ещё больше процессов. Платформа гибкая и растёт вместе с вашим бизнесом: сначала используйте главное, а более продвинутые инструменты всегда можно попробовать позднее.
Полезные советы по освоению
Битрикс24 руководство для начинающих было бы неполным без советов, как сделать внедрение системы более гладким. Вот несколько рекомендаций из практики:
- Не пытайтесь охватить всё сразу. Платформа действительно очень обширная. Новичку лучше сконцентрироваться на тех модулях, которые решают текущие проблемы вашего бизнеса. Например, если у вас отдел продаж – начните с CRM и задач. Если основная боль – внутренняя коммуникация, сделайте упор на чат и календарь. Постепенно, шаг за шагом, осваивайте новые разделы. Такой подход позволит быстрее получить пользу и не перегрузить команду информацией.
- Используйте обучающие материалы. Существует большое сообщество, и в открытом доступе много гайдов. На нашем сайте RDN мы собрали серию видеоуроков по ключевым функциям – фактически это пошаговые инструкции в формате видео. Если чтение документации даётся трудно, обучение через видео – отличное решение. Выберите нужную тему (задачи, CRM, телефония и пр.), посмотрите ролик и повторите показанные шаги у себя в портале. Такой формат значительно экономит время.
- Общайтесь с командой и распределяйте роли. Внедрение новой системы – командная игра. Назначьте одного сотрудника ответственным (часто его называют администратор портала). Этот человек будет первым изучать новые инструменты и помогать остальным разбираться. Обязательно собирайте обратную связь: что коллегам непонятно, где тормозят процессы. На основании этого можно корректировать настройки или проводить мини-обучения. Инструмент станет по-настоящему полезным, когда все участники команды поймут его плюсы для своей работы.
- Не бойтесь просить помощи. Если возникают сложности технического плана или просто не хватает времени вникать, лучше обратиться к специалистам. Битрикс24 имеет сеть сертифицированных партнеров – компаний, которые профессионально занимаются внедрением этой CRM. Сотрудничество с подрядчиком (например, с нашей командой RDN) может существенно сэкономить ваши ресурсы и ускорить запуск системы. Эксперты помогут выбрать оптимальный тариф, настроить программу под нужды вашего бизнеса и обучить сотрудников, как работать в незнакомой среде. Такой подход избавит от многих ошибок новичка и позволит быстрее получить отдачу от внедрения.
Вывод
Главное – начать с азов: зарегистрировать портал, выполнить базовые настройки и шаг за шагом освоить ключевые разделы. Пользуйтесь данной инструкцией, смотрите обучающие видео, экспериментируйте внутри системы. Скоро вы заметите, как привычные процессы становятся удобнее и быстрее, а информация больше не теряется. Желаем вам успешного запуска!
Если понадобятся подсказки или помощь – команда RDN всегда на связи и готова поддержать ваш проект.
