Переезд без потерь: как перейти с SAP и SharePoint на Битрикс24

Миграция корпоративной экосистемы — это всегда больше, чем “скопировать-вставить” базы данных. Когда одновременно переезжают CRM-модуль SAP, документы из SharePoint и десятки узкоспециализированных процессов, основной вызов — не потерять ни байта истории и, главное, доработать новую платформу так, чтобы она стала удобнее предыдущей.

В этой статье мы покажем, как на коробочной версии Битрикс24 Enterprise мы заново «собрали» привычный рабочий контур крупного производственного холдинга: от бренд-дизайна до 36 смарт-процессов, которые автоматизируют согласования и маркетинг. Перед нами стояла задача решить задачи разношёрстных юридической и управленческой структур, синхронизировать портал с Active Directory и 1С:ЗУП и перенести сотни тысяч записей, сохранив связи и права доступа. Итогом стал интуитивно понятный инструмент, который не просто повторяет функциональность SAP и SharePoint, а делает управление клиентами, проектами и документами быстрее и прозрачнее.

«Перенести целую экосистему — всё равно что перевезти завод: важно не только разобрать станки, но и заново настроить их, добавив новые линии», — Дмитрий Паламарчук, руководитель проектов RDN Group.

Меня зовут Максим Дмитриев, я руководитель проектов в компании RDN Group. Мы специализируемся на автоматизации бизнес-процессов и разработке высоконагруженных порталов, и сегодня расскажу, как комплексная доработка превратила «переезд» в точку роста.

Цели и задачи проекта

• Сохранить критически важные данные CRM и документооборота после отключения SAP и SharePoint.
  
  
• Перенести 36 смарт-процессов, обеспечив ту же автоматизацию на новой платформе.
  
  
• Объединить около 300 пользователей из разных подразделений в едином корпоративном портале.
  
  
• Интегрировать систему с 1С:ЗУП для кадровых данных и с Active Directory для единого входа.
  
  
• Поддержать фирменный стиль компании.
  
  

Ход работы 

1. Аналитика и проектирование

Сначала мы детализировали, «куда» и «что» переезжает. Построили карту данных: опросили владельцев процессов, описали знакомые SAP-объекты (компании, заказы, проекты, активности) и SharePoint-сайты с документами. Для каждой сущности составили маппинг полей «откуда–куда» и определили ограничения новой платформы. 

2. Миграция данных и автоматизация

CRM-блок. В Битрикс24 загрузили кросс-связанные данные о компаниях, контактах, более 25 000 заявок и история взаимоотношений за пять лет. Дополнительной сложностью стало сохранение «потенциалов»: прогноза долей рынка и конкурентов.

Рис.1 Связи между Клиентами и основными сущностями

Документы. Из SharePoint экспорта не хватило — разработали скрипты, которые выгружали файлы пакетами, восстанавливали древовидную структуру папок и переносили права доступа один к одному.

Смарт-процессы. Мы воссоздали 36 автоматизированных маршрутов — от согласования образцов до запуска маркетинговых кампаний. Чтобы не потерять логику, каждую ветку тестировали на «боевых» данных и фиксировали отклонения.

Рис. 2 Верхнеуровневая схема смарт-процесса Потенциалы

3. Интеграции с корпоративными сервисами

• 1С:ЗУП. Реализовали односторонний обмен, который каждые два часа синхронизирует подразделения, должности и табельные номера. Это позволило автоматически назначать ответственных в процессах.
  
  
• Active Directory. Подключили SSO: сотрудники заходят под корпоративной учёткой без повторных паролей, а при увольнении доступ закрывается централизованно.
  
  

4. Брендирование и пользовательский опыт

Портал должен был остаться «своим»: фирменные цвета, логотипы, шрифты. Кроме классической темы мы добавили возможность персонального фонового изображения — сотрудники  любят ставить фотографии своих цехов. Почтовые рассылки и лента новостей перенесли внутрь Битрикс24, чтобы отказатьcя от сторонних e-mail-сервисов и не утяжелять инфраструктуру.

5. Тестирование, запуск и поддержка

Перед переключением провели двухнедельное приёмочное тестирование: выборочно проверили 10 % записей и не нашли критических расхождений. Затем — серия обучающих вебинаров и «горячая линия» для первых дней эксплуатации. Администраторов обучили создавать новые смарт-процессы без участия внедренцев.

Итоги и эффекты

Ни один процесс не остановился. Переход произвели в ночь, утром сотрудники работали уже в новой системе.



100 % исторических данных сохранены. Включая вложенные файлы, заметки и цепочки писем.



Автоматизация не просто повторена, а улучшена. За счёт сценариев Битрикс24 мы сократили время согласования документов на 30 %.



Единая точка входа. Пользователь видит свою ленту новостей, задачи, файлы и рабочие процессы на одной странице, авторизуясь корпоративной учёткой.



Гибкость на будущее. Коробочная версия Enterprise позволяет разворачивать дополнительные модули или подключать филиалы без новой лицензии на облако.

Сроки и платформа

Проект занял шесть месяцев от старта аналитики до промышленного запуска.
Выбрана коробочная версия Битрикс24 Enterprise — она обеспечивает полный контроль над базой, работает в изолированном контуре и глубоко интегрируется с 1С-системами.

Вывод

Отключение зарубежных сервисов стало вызовом, но одновременно поводом укрепить и централизовать IT-ландшафт. Коробочная версия Битрикс24 не просто заменила SAP и SharePoint — она дала компании более гибкий инструментарий и сократила время на операционные задачи.

«Переезд — это всегда шанс пересобрать процессы, сделать их чище и быстрее», —  Ольга Марковская, руководитель проектов RDN Group.

Если перед вами стоит похожая задача — миграция, интеграции или запуск нового портала — начинайте с диагностики. RDN Group поможет собрать техническое задание, перенести данные без потерь и запустить систему, которая работает на результат вашего бизнеса. Оставьте заявку, и мы обсудим ваш проект.