Факсимиле как простая электронная подпись: автоматизация согласования документов в Битрикс24

Не все компании нуждаются в отдельных системах КЭДО, но это не значит, что нужно отказываться от автоматизации. На примере реального проекта покажем, как заменить зарубежный сервис электронных оттисков простым, но эффективным решением на базе Битрикс24.

Компания столкнулась с проблемой: прежний инструмент для подписания документов перестал работать из-за санкционных ограничений, а альтернативные сервисы не подходили по требованиям безопасности. Выход нашелся в создании внутреннего механизма простой электронной подписи (ПЭП), который не только решил проблему с документами, но и встроился в существующие бизнес-процессы без лишних затрат.

В этой статье описано, как мы реализовали замену иностранного сервиса, сохранив юридическую значимость подписей и контроль над конфиденциальностью данных.

Меня зовут Максим Дмитриев, я руководитель проектов в компании RDN Group. Наша команда специализируется на автоматизации бизнес-процессов, разработке сложных и высоконагруженных решений, таких как личных кабинетах, торговых площадках, порталах и интеграционных проектах. RDN Group одна из немногих партнеров 1С-Битрикс с компетенцией крупные корпоративные внедрения расширенного уровня, которая нужна для выполнения Энтерпрайз проектов.

Реализация решения

В рамках проекта была разработана кастомная активность в Битрикс24, позволяющая добавлять электронный оттиск к документам в рамках бизнес-процессов. 

"Нам нужно было оперативно найти решение, которое позволило бы компании продолжать работу с документами без каких-либо задержек. Разработка собственной системы ПЭП позволила нам проявить необходимую гибкость и адаптироваться к новым реалиям", - Дмитрий Паламарчук, руководитель проектов RDN Group.

Ключевые особенности решения:

• Гибкая интеграция – активность может быть встроена в любой смарт-процесс, поддерживающий функционал согласования.
• Автоматическая генерация подписи – при нажатии кнопки «Согласовать» система формирует уникальный оттиск, включающий ФИО ответственного лица, QR-код и идентификационный номер.
• Поддержка различных форматов – документы (PDF, Word, Excel) автоматически конвертируются в PDF, после чего на них наносится подпись.
• Внутренняя проверка подлинности – QR-код ведет на страницу подтверждения, где можно удостовериться в действительности подписи.

Техническая реализация

Для обеспечения безопасности и соответствия внутренним требованиям компании использовались открытые библиотеки для работы с PDF, что исключило необходимость передачи документов на сторонние серверы.

• Документы обрабатываются внутри корпоративной инфраструктуры.
• Каждый оттиск сохраняется в базе данных компании, что обеспечивает контроль и аудит подписанных файлов.
• Решение соответствует требованиям к простой электронной подписи (ПЭП), имеющей юридическую значимость, но не требующей использования усиленной цифровой подписи.

Команда проекта

Реализация системы факсимиле потребовала участия специалистов разного профиля, чьи компетенции обеспечили комплексный подход к решению задачи. Отметим, что она может быть выполнена только в Облачной версии. Каждый член команды внёс свой вклад в создание надежного и удобного инструмента электронной подписи, были задействованы следующие специалисты: 

• Руководитель проекта.
• Администратор проекта.
• Аналитик по интеграциям Битрикс24.
• Team-lead.
• Back-end разработчик.
• QA-инженер.

Результаты

Система активно используется в смарт-процессах компании. Решение позволило:

• Заменить иностранный сервис, устранив зависимость от внешних платежных систем.
• Обеспечить конфиденциальность – все операции с документами выполняются внутри корпоративного контура.
• Ускорить процессы согласования – автоматическая генерация подписи сократила время обработки документов.
• Повысить прозрачность – каждый оттиск имеет уникальный идентификатор, что исключает подделку.

“Разработанное решение продемонстрировало эффективность внутренней автоматизации процессов согласования. Использование простой электронной подписи непосредственно в Битрикс24 позволило компании сохранить юридическую значимость документооборота с некоторыми ограничениями, не прибегая к сторонним сервисам”, - Ольга Марковская, руководитель проектов RDN Group.