Работа ни одной компании не обходится без документации. В свою очередь размер компании прямо пропорционален размеру документооборота. Чаще всего сотрудникам почти каждый день приходится заполнять счета, акты, накладные, договора. И эта рутина занимает достаточно времени и снижает эффективность работы сотрудников. Однако если оптимизировать данный процесс, то можно создавать типовые документы и сэкономить время. В этой статье разберем как работает генератор документов в Битрикс24.
Генератор документов в Битрикс24 – это инструмент платформы, который позволяет быстро создавать типовые документы для вашего бизнеса. Благодаря данному инструменту вы можете выбрать необходимый шаблон документа, а система автоматически подтянет данные из CRM в нужный вам файл.
сокращает время за заполнение типовых документов компании,
исключает человеческий фактор, например ошибки при вводе данных, так как система переносит данные из CRM,
оптимизирует работу,
возможность создавать разные вариации бизнес-процессов .
Принцип работы:
Документ можно создать из карточки Лида, Сделки, Контакта, Компании, своих смарт-процессов. После того как вы выберете необходимый вам шаблон, система заполнит некоторые поля данными из CRM. После чего вы можете отредактировать документ, если будет необходимость.
Далее, когда документ будет готов, вы можете отправить его клиенту. В Битрикс24 есть несколько способов: на email или по sms, или с помощью публичной ссылки. Также вы можете просто скачать документ и отправить его любым удобным вам способом.
В Битрикс24 доступна функция подписания документов. Вы можете сразу онлайн поставить подпись и печать на документе.
Настройка собственного шаблона
Не все типовые шаблоны могут соответствовать потребностям вашего бизнеса. Поэтому в Битрикс24 вы можете создать собственный шаблон необходимого вам документа.
Для того чтобы загрузить свой шаблон необходимо для начала определить поля, которые будут меняться в документе. Вы можете выделить данные значения, чтобы было удобнее ориентироваться в документе.
После чего необходимо заменить выделенные значения на коды полей из CRM Битрикс24. Рекомендуем отключить проверку орфографии в Word. После замены полей нужно сохранить файл и загрузить в качестве шаблона. мы получаем файл, который можем загружать в Битрикс24 как шаблон.
Для этого заполняем информацию о нем:
1. Название для легкости ориентирования в списке всех документов.
2. Активность шаблона. Нужно определиться доступен ли он для использования.
3. Привязка к CRM. Необходимо выбрать, для каких элементов будет доступен шаблон.
4. Настройка прав. Можно настроить права доступа к данному шаблону только для определенных сотрудников.
5. Привязка к стране. Необходимо установить для какой страны доступн шаблон.
6. Нумератор. Задайте набор переменных для своего нумератора — последовательный или случайный номер, день, месяц, год, префикс, ID клиента, или компании.
После чего необходимо нажать кнопку “Сохранить”, чтобы шаблон остался в системе.
Заключение
Генератор документов в Битрикс24 автоматизирует работу с типовыми документами и бизнес-процессами и экономит время ваших сотрудников, чтобы они могли уделять внимание более важным задачам. В Битрикс24 вы можете настроить целую систему документооборота.
Если вас заинтересовал данный инструмент Битрикс24 или остались вопросы, оставляйте заявку на консультацию на сайте или напиши нам в мессенджеры. Также можно оставить заявку на получение нового функционала, для этого нужно заполнить форму обратной связи.
