Как мы доработали отчёты по сделкам в Битрикс24 для контроля продаж

В стандартной CRM Битрикс24 уже есть базовые отчёты: воронка продаж, суммарные показатели, аналитику «сделки в работе» и т. д. Однако руководителям часто не хватает деталей: видно число сделок на этапах, но не понятно, какие действия менеджеры совершали и где именно возникают проблемы. 

Например, стандартная воронка показывает переходы по стадиям, но не отображает, сколько звонков или встреч запланировано на каждом этапе. Из-за этого руководство теряет время на ручные сводки данных и не получает полной картины деятельности отдела продаж.

Меня зовут Юлия Ким, я ведущий аналитик RDN Group. RDN Group — платиновый партнёр 1С-Битрикс с компетенцией «Энтерпрайз расширенного уровня». В проектах по доработке CRM мы часто видим одну и ту же проблему: данные в системе есть, но руководителю всё равно сложно быстро понять, что происходит в продажах. Сделки находятся на разных стадиях, задачи распределены между сотрудниками, звонки и встречи зафиксированы отдельно, а общую картину приходится собирать вручную. 

По нашему опыту, основная задача в таких проектах — не просто добавить новый отчёт в Битрикс24, а выстроить понятную управленческую логику. Важно заранее определить, какие показатели действительно нужны руководителю, как связать сделки с задачами, звонками и встречами, какие данные показывать сотрудникам и как быстро переходить от цифр к конкретной карточке клиента. Поэтому мы разработали отдельный раздел с отчётами. 

С чем столкнулся руководитель отдела продаж

Перед нами стояли типичные проблемы управления продажами. Руководитель не мог быстро получить ответы на важные вопросы, потому что стандартная CRM-аналитика не давала нужной информации. Основные трудности были таковы:

1. Непонятно, где сделки «зависают». Стандартная воронка показывает общее количество сделок по этапам, но не видно, сколько раз сделки возвращались на предыдущий этап или долго стояли без движения.
2. Нет контроля реальной активности менеджеров. Из отчётов CRM не было ясно, сколько звонков и встреч сделал каждый менеджер по каждой сделке. Т.е. сложно оценить, работают ли сотрудники продуктивно или просто «отмечают этапы».
3. Непрозрачная загрузка сотрудников. Нельзя было сразу узнать, сколько клиентов, сделок и задач находится в работе у каждого менеджера. Приходилось вручную считать через фильтры CRM или таблицы.
4. Отсутствие динамики по периодам. Стандартные сводки показывали текущие данные, но не было легко посмотреть график изменений за неделю, месяц или квартал. А это важно для оценки тренда продаж.
5. Менеджеры «переливают» сделки без прогресса. Сотрудники могли возвращать сделку на предыдущую стадию без видимых причин, и это оставалось незамеченным, т.к. история переходов в стандартном отчёте плохо видна.
6. Нет связи задач с этапом сделки. В CRM задачи (звонки/встречи) не были связаны с этапами. Руководитель не понимал, на каком этапе воронки запланированы задачи для клиентов.
7. Потеря привязки сделки к компании. Иногда сделка создавалась без указания компании, и такие «висячие» сделки портят качество отчёта.
8. Непонятны причины проигрыша сделок. Нет единого отчёта о потерянных сделках и причинах отказа клиентов — всё это требовало отдельного анализа.

Такие проблемы приводят к тому, что управлять продажами в CRM неудобно: руководство теряет время на сбор информации, а продажи неэффективны из-за неоптимального контроля. Нам предстояло устранить эти пробелы, собрать понятные метрики и дать руководителю инструмент для принятия решений.

“Если руководитель каждый раз собирает данные вручную, CRM перестаёт быть инструментом управления и превращается в хранилище информации“ - Анастасия Ерёмичева, аналитик RDN Group.

Задача: собрать понятную управленческую аналитику внутри Битрикс24

Главная цель доработки — предоставить руководству полную картину по сделкам, клиентам и сотрудникам без лишних усилий. Конкретные задачи были такими:

• Показать движение сделок по всем стадиям с возможностью детализации по периодам. Руководитель должен видеть, на каких этапах и как быстро проходят сделки, и где они застревают.
• Показать активность менеджеров: сколько звонков и встреч проводится по каждому клиенту и по каждой сделке. Это позволит оценить, как реально работают сотрудники, а не только количество сделок.
• Оценивать нагрузку менеджеров: сколько клиентов и сделок в работе у каждого сотрудника, сколько задач (звонков/встреч) ему назначено.
• Обеспечить прозрачность воронки продаж: чтобы было видно, на какой стадии находится каждая сделка прямо сейчас, а также сколько сделок всего на каждом этапе.
• Помочь быстро выявлять узкие места: например, сделки, где нет запланированных действий, или менеджеров с перегрузкой.
• Дать инструмент контроля: кто за что отвечает (какие клиенты/сделки закреплены за менеджером) и как распределяются задачи по стадиям.

Чтобы добиться этого, мы разработали специальный раздел и два новых отчёта в CRM. Они собирают и визуализируют нужные данные, сохраняя все в одном интерфейсе Битрикс24.

Решение: два отчёта для разных управленческих сценариев

Мы реализовали два главных отчёта: Динамический и Статический. Замысел прост: один отчёт помогает проанализировать изменения за период, второй — посмотреть текущее состояние дел. Благодаря этому руководитель может гибко смотреть либо на историю, либо на «срез сейчас».

• Динамический отчёт — для анализа изменений. Он показывает, как «двигались» сделки за выбранный период (неделю, месяц, квартал и т.д.). В нём фиксируются все переходы сделок между стадиями и все новые задачи по сделкам. Это позволяет понять: где произошёл прогресс, а где менеджеры «зависают» и просто перемещают сделки взад-вперёд.
• Статический отчёт — для текущего среза. Этот отчёт не привязан к периоду — он сразу показывает текущее состояние: сколько сделок и задач у каждого менеджера на каждом этапе. По сути, это мгновенный снимок «что сейчас происходит» в отделе продаж. Через этот отчёт руководитель видит, какие сделки ожидают действий, а какие сотрудники перегружены.

Оба отчёта объединены в новом разделе «Отчёт по сделкам» в меню CRM, так что переходить к ним удобно из главного интерфейса. Мы также настроили механизм доступа: каждому пользователю, в зависимости от роли, показываются только разрешённые отчёты и данные. Кроме того, из самих отчётов можно экспортировать данные в Excel (.xlsx) и «проваливаться» в карточку компании — всё это для простоты работы с информацией.

Динамический отчёт — для анализа изменений

Ключевая идея: контроль работы менеджеров в динамике. Руководитель видит, сколько сделок ведёт каждый сотрудник, как они продвигаются по стадиям, где возникают задержки и по каким клиентам не хватает действий. Это помогает быстро понять, где процесс идёт нормально, а где нужно вмешаться. 

• Фиксируются все переходы сделки по стадиям. Даже если сделка возвращалась назад на тот же этап несколько раз, отчёт зафиксирует каждое такое движение. 
• Учитываются закрытые задачи за выбранный период — звонки и встречи, которые действительно были проведены. Для каждой такой задачи фиксируется стадия сделки на момент её завершения. Это важно для корректного анализа: руководитель видит не просто запланированную активность, а фактически выполненные действия менеджера по клиенту. 
• Данные группируются по неделям, месяцам, кварталам и годам. Это позволяет анализировать динамику по удобным временным отрезкам и замечать сезонные колебания.
• Отчёт фильтруется по диапазону дат, по конкретному менеджеру и по стадиям сделки. Руководитель может, например, выбрать определённого сотрудника и увидеть только его показатели.

Эти возможности превращают отчёт в единую точку контроля эффективности. РОП (руководитель отдела продаж) сразу видит, сколько реальных действий (звонков/встреч) привело к движению сделки, а где менеджер просто «отмечал этапы» без прогресса. 

Статический отчёт — для текущего среза

Ключевая идея: получить мгновенный снимок текущего состояния продаж и задач. Этот отчёт отвечает на вопрос «что сейчас происходит» без сложных настроек.

• Показывает количество сделок на каждой стадии в режиме реального времени (на момент просмотра отчёта).
• Считает только открытые (незавершённые) задачи, связанные с текущей стадией каждой сделки. Таким образом видно, какие действия запланированы прямо сейчас и кто за них отвечает.
• Не требует выбора периода и не группирует по времени — отчет сразу демонстрирует актуальные цифры. Просто открыли — и видите.
• Имеет те же фильтры по сотруднику и стадии сделки, что и динамический. Например, можно быстро отфильтровать задачи только по одному менеджеру или одной стадии.
• Помогает мгновенно увидеть узкие места: там, где много сделок без назначенных задач, или наоборот, где у менеджера слишком много дел. Например, можно заметить за 10 секунд: у кого из менеджеров на этапе «Счет» висят сделки без активных звонков или встреч, а кто из сотрудников перегружен на этапе «Переговоры».

Суть статического отчёта — показать «срез продаж» здесь и сейчас. Это удобный инструмент для контроля ежедневной работы: вы можете за пару секунд увидеть, какие задачи требуют внимания, а где нужна перегруппировка ресурсов.

Как работает динамический отчёт

Подробности нашего динамического отчёта позволяют понять логику работы и преимущества:

1. Запись каждой смены этапа сделки. Когда менеджер переводит сделку на новую стадию (например, «В работе» → «Переговоры», или даже возвращает с «Переговоров» обратно на «В работе»), отчёт фиксирует эту операцию. Таким образом формируется история изменений каждой сделки. Руководитель видит, сколько раз сделка переходила между этапами и когда именно.
2. Подсчёт задач по сделкам. В отчёт попадают закрытые задачи типа «звонок» и «встреча» за выбранный период. Для каждой задачи фиксируется стадия сделки, на которой она была завершена. Так можно увидеть, сколько звонков и встреч менеджеры фактически провели на любом этапе. 
3. Группировки по времени. Данные можно смотреть по любым периодам: неделя, месяц, квартал, год. Например, легко отследить, как росло (или падало) число сделок по неделям, или сравнить квартальные результаты.
4. Удобные фильтры. Отчёт позволяет сужать анализ. Можно выбрать период (например, последний месяц), конкретного сотрудника или даже одну стадию сделки. Например, выбрать менеджера «Иванов» и увидеть, как его сделкам менялись этапы в январе-феврале.
5. Единая точка контроля эффективности. Отчёт показывает связь между активностью менеджера и движением сделки по воронке. Если звонки и встречи были, но стадия не изменилась, руководитель может быстро разобраться в причине: не хватает следующего шага, клиент не готов к решению или менеджеру нужна помощь в переговорах. 

В итоге динамический отчёт показывает, как ведётся работа по сделкам в выбранном периоде: сколько раз сделки переходили между стадиями, на каких этапах задерживались, сколько звонков и встреч было фактически проведено на каждом этапе. Руководитель видит не просто список сделок, а динамику работы отдела продаж: где менеджеры активно двигают клиентов по воронке, где процесс замедляется и на каких стадиях требуется дополнительное внимание. 

Как работает статический отчёт

В статическом отчёте упор на текущую картину. Расскажу о его ключевых особенностях:

1. Срез по стадиям сегодня. Отчёт по умолчанию показывает, сколько сделок находится на каждом этапе прямо сейчас. Не нужно выбирать дату — данные актуальны «на сегодня». Руководитель видит, на каком этапе сколько задач ещё не закрыто.
2. Учёт только актуальных задач. Считаются только открытые задачи (звонки/встречи). Это позволяет увидеть, какие задачи ещё в работе и по каким стадиям. Закрытые задачи в статистике уже не учитываются, что упрощает оценку текущей нагрузки.
3. Фильтрация и поиск узких мест. Как и в динамическом отчёте, здесь можно выбрать конкретного менеджера или стадию. Например, отфильтровать все задачи на этапе «Договор» или посмотреть одного сотрудника. Благодаря этому легко найти, где у менеджеров есть «пробелы» в задачах: какие сделки лежат без активного задания.
4. Моментальное решение. Этот отчёт полезен, когда нужно быстро принять решение: к примеру, перевести часть сделок к другому менеджеру или срочно проработать определенных клиентов. За считанные секунды вы видите, кто перегружен, а у кого наоборот свободные руки.

Какие возможности добавили дополнительно

Помимо самих отчётов, мы реализовали ряд вспомогательных функций, чтобы работа стала ещё удобнее:

• Новый раздел «Отчёты по сделкам». В меню CRM появился отдельный пункт, где все эти отчёты собраны вместе. 
• Экспорт в Excel. Любой отчёт можно выгрузить в файл .xlsx. Это даёт гибкость: при необходимости вы можете сохранить данные, передать их или доработать в привычных таблицах.
• Переход к карточке компании. В отчёте название клиента/компании кликабельно. С одного клика можно «провалиться» в карточку клиента и увидеть все детали.
• Настройка доступа. Мы внедрили механизм прав: определённые отчёты видят только менеджеры, другие — руководитель. Таким образом, сотрудники видят только свою информацию, а руководитель может посмотреть результаты всей команды.
• Группировка и фильтрация. Добавлены возможность группировать сделки по неделям/месяцам/кварталам/годам и фильтры по стадиям и менеджерам. 
• Удобный интерфейс. В отчетах мы подобрали понятные названия и порядок блоков, чтобы сотрудники могли быстро разобраться, что к чему. Интерфейс получился простым и наглядным.

Благодаря этим дополнительным возможностям отчёты работают как полноценный инструмент управленческой отчётности внутри Битрикс24. Руководитель может сам настраивать, группировать и экспортировать данные за пару кликов.

Какие проблемы удалось решить

Новые отчёты помогли руководителю быстро видеть главное:

1. Где зависают сделки — фиксируются все переходы по стадиям, включая возвраты назад.
2. Что реально делают менеджеры — видны задачи на звонки и встречи по клиентам.
3. Кто перегружен — понятно, сколько клиентов, сделок и задач у каждого сотрудника.
4. Как меняется динамика продаж — данные можно смотреть по неделям, месяцам, кварталам и годам.
5. Где нет прогресса — повторные переходы между стадиями сразу заметны.
6. На каком этапе ведётся работа — задачи привязаны к стадиям сделки.
7. Сколько сделок проиграно — отчёт показывает общее количество проигранных сделок, чтобы руководитель видел объём потерь в воронке. 

Все эти улучшения превратили CRM-панель в прозрачную систему контроля: больше не нужно искать ответы на вопросы в разрозненных таблицах.

Вывод: отчёты превратили данные CRM в инструмент управления продажами

Новые отчёты помогли руководителю видеть продажи без ручных выгрузок и долгой подготовки таблиц. В Битрикс24 стало понятно, сколько сделок и задач у каждого менеджера, где нет активности, какие клиенты требуют внимания и как меняется динамика по периодам.

Такой формат экономит время, снижает количество «зависших» сделок, помогает равномернее распределять нагрузку и быстрее принимать управленческие решения. Данные остаются чистыми: в отчёты попадают только релевантные сделки, а из строки можно сразу перейти в карточку компании.

“Отчёт должен быть построен под реальные процессы компании. Только тогда он помогает управлять продажами, а не просто показывает набор цифр” - Юлия Ким, ведущий аналитик RDN Group.

Если стандартной аналитики в Битрикс24 не хватает, мы можем разработать отчёт под вашу задачу: для контроля продаж, загрузки сотрудников, задач, клиентов, финансовых показателей или других процессов. Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами!