Бронирование рабочих мест

Цифровой сервис для бронирования рабочих мест и управления офисной инфраструктурой, который объединяет интерактивную карту, календарь занятости и инструменты аналитики для эффективного использования офисных ресурсов формата open space.

От 200 000 руб.

Ключевые эффекты

до 90%	до 66%	до 22%
Эффективность использования офисного пространства за счёт прозрачной загрузки рабочих мест, переговорных и зон совместной работы	Снижение затрат на аренду офисных помещений за счёт оптимизации загрузки рабочих мест и отказа от избыточных площадей	Сокращение расходов на содержание офиса благодаря прозрачной аналитике посещаемости и фактического использования пространства

Преимущества решения

Гибкое управление офисным пространством

• Рабочие места и переговорные бронируются в одной системе с учётом даты, времени, локации и доступного оборудования
• Интерактивная карта офиса помогает быстро найти свободное место, переговорную или нужную зону
• Сотрудники заранее планируют офисные дни, а компания видит реальную потребность в рабочих местах и помещениях

Оптимизация затрат и загрузки офиса

• Аналитика показывает фактическое использование пространства: посещаемость, загрузку рабочих мест, переговорных и подразделений
• Данные помогают отказаться от избыточных площадей и перераспределить офисные ресурсы без потери комфорта для сотрудников
• Отчётность формируется в разрезе сотрудников, подразделений и локаций для управленческого и финансового анализа

Удобство для сотрудников и администраторов

• Брони можно создавать, менять и отменять с любого устройства — с компьютера или мобильного телефона
• QR-код подтверждает доступ к забронированному месту и упрощает контроль фактического использования пространства
• Администратор управляет настройками без привлечения разработчиков: добавляет места, оборудование, параметры бронирования и доступы

Задачи сервиса

Помогает управлять гибридным офисом

Сервис позволяет организовать бронирование рабочих мест, переговорных и зон совместной работы для сотрудников с гибким или разъездным графиком.

Показывает загрузку офисного пространства

Компания видит, какие рабочие места используются регулярно, какие остаются свободными, как распределяется посещаемость по дням, подразделениям и локациям.

Сокращает расходы на офис

Аналитика по фактическому использованию пространства помогает отказаться от избыточных площадей, оптимизировать аренду, содержание офиса и распределение рабочих мест.

Упрощает планирование рабочего дня

Сотрудники заранее выбирают удобное место, время посещения офиса, нужное оборудование или переговорную и понимают, где будут работать в конкретный день.

Повышает прозрачность офисных процессов

Руководители и администраторы видят бронирования, посещаемость, занятость мест и могут управлять офисной инфраструктурой на основе актуальных данных.

Снижает административную нагрузку

Бронирование, отмена, изменение заявок, настройка рабочих мест, уведомления и отчётность выполняются в единой системе без ручного согласования через письма и таблицы.

Функциональные возможности

Часто задаваемые вопросы о бронировании рабочих мест

Для оценки нужны планы помещений, перечень рабочих мест и переговорных, сведения об оборудовании и правила бронирования. Также важно описать роли пользователей, нужные отчёты и системы, с которыми потребуется обмен данными. На стоимость влияют количество локаций, сложность карты, интеграции и нестандартные сценарии. Можно начать с одного офиса, проверить правила на практике и затем подключить остальные площадки.
Отчётность помогает сравнить бронирования и подтверждённое использование мест по дням, офисам и подразделениям. Для решения о сокращении площади важно учитывать пиковую загрузку, сезонность и дни совместного присутствия команд. Одной средней посещаемости недостаточно: свободные места в пятницу не компенсируют их нехватку во вторник. Достоверность выводов также зависит от того, насколько регулярно сотрудники подтверждают посещение.
Такое подключение можно предусмотреть в проекте. Сначала нужно проверить платформу портала, способ авторизации и источник сведений о сотрудниках и подразделениях. Сервис может стать частью корпоративного интранет-портала, а обмен данными — задачей интеграции с внутренними системами. Заранее определяются правила обновления учётных записей и прекращения доступа при увольнении.
Для подтверждения использования места предусмотрен QR-код. При внедрении нужно определить, когда сотрудник подтверждает прибытие и как обрабатываются неподтверждённые брони. Если требуется автоматически освобождать место после установленного времени, этот сценарий следует отдельно включить в требования. В отчётах важно различать созданную бронь и подтверждённое использование, чтобы корректно оценивать загрузку офиса.
Сервис предусматривает выбор офиса и этажа, а также бронирование мест для подчинённых с учётом прав руководителя. Для совместной работы можно подобрать места в одной зоне. Если требуется групповая бронь одним действием или автоматический подбор соседних столов, такой сценарий нужно оценить отдельно. Возможность управлять бронями других сотрудников также определяется их ролями.
Да, при настройке нужно разделить закреплённые места и места, доступные для бронирования. Для разных зон можно определить ограничения и круг пользователей. До запуска важно согласовать, можно ли занимать закреплённое место в отсутствие сотрудника и кто управляет такими исключениями. Эти правила стоит разобрать при анализе бизнес-процессов.

Нам доверяют

О нас

RDN Group - веб-интегратор, специализирующийся на сложных и высоконагруженных проектах внедрения продуктов 1С-Битрикс24: Enterprise и 1C-Битрикс: Управление сайтом Enterprise, 1С, ИТ-инфраструктуры, а также сложных нетиповых интеграциях.

Подробнее о нас

9^лет

на рынке

60+

сотрудников в штате