Зачем бизнесу описывать процессы
В любой компании есть повторяющиеся действия: приём заявок, согласования, передача задач, контроль сроков. Пока бизнес небольшой, эти вещи часто работают «по договорённости» — на опыте сотрудников и устных правилах. Но по мере роста начинают появляться ошибки, задержки и вопросы из серии «а кто за это отвечает?».
Именно здесь на первый план выходит моделирование бизнес-процессов. Оно помогает превратить разрозненные действия в понятную структуру: с чёткими шагами, ответственными и результатом на выходе. В этой статье разберём, что это такое, зачем их описывать и какие нотации для моделирования используют на практике.
Меня зовут Александра Гусева, я аналитик в компании RDN Group. Мы помогаем бизнесу описывать, выстраивать и автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24 — так, чтобы работа была прозрачной, управляемой и предсказуемой.
RDN Group — партнёр 1С-Битрикс с компетенцией «Крупные корпоративные внедрения расширенного уровня». Мы работаем с крупными и сложными проектами, где моделирование бизнес-процессов напрямую влияет на эффективность и стабильность системы.
Почему описание бизнес-процессов важно
Начнём с простого: что такое бизнес-процесс.
Бизнес-процесс — это повторяющаяся последовательность действий, которую выполняют разные люди или отделы, чтобы получить результат: продукт, услугу или решение задачи.
«Пока процесс существует только в головах сотрудников, управлять им невозможно» - Юлия Ким, аналитик RDN Group.
Хаотичные, неформальные рабочие схемы мешают компании расти и эффективно работать. Описание бизнес-процессов приводит разрозненные действия в систему. Вот какие выгоды это дает бизнесу:
- Стандартизация работы и скорость. Когда для каждой типовой задачи есть чёткий регламент, сотрудники выполняют работу быстро и правильно. Устойчивые процессы обеспечивают предсказуемый результат и стабильное качество.
- Прозрачность и контроль. Схематичное описание делает каждый этап понятным для всех. Руководитель видит, кто и что делает, может найти узкие места и устранить их. Часто при описании вскрываются лишние операции, съедающие время и деньги – их можно убрать и повысить эффективность компании.
- Разделение ответственности. За каждым процессом закрепляются конкретные роли и исполнители. Документированная схема ясно обозначает зону ответственности каждого сотрудника и помогает грамотно делегировать задачи. Отделы перестают дублировать работу и бороться за ресурсы – вместо этого они синхронно участвуют в едином процессе.
- Сохранение знаний и обучение. Описанный «на бумаге» процесс не зависит от отдельных людей. Знания о том, как выполняется работа, сохраняются в компании. Новые сотрудники быстрее входят в должность, опираясь на готовые схемы и инструкции. Если кто-то уходит, его легче заменить без потери информации.
- Гибкость и рост. Формализованные процессы легче анализировать и улучшать. Когда понятна структура текущей работы, проще внести изменения: например, сократить шаги или перераспределить задачи. Если рынок или масштабы бизнеса меняются, описанные процессы можно быстро адаптировать под новые условия. Четкое разделение ролей к тому же облегчает масштабирование компании – рост штата не парализует работу, потому что обязанности уже логично распределены.
- Основа для автоматизации. Невозможно оптимизировать или автоматизировать то, что не формализовано. Поэтому прежде чем внедрять новую CRM или запускать роботизацию, бизнес сначала описывает каждый текущий процесс схемой. Модель процесса (предпочтительно не в виде сплошного текста, а визуально) показывает, что и где можно улучшить. На основе такой схемы легче настроить информационные системы
Чем описывать процессы: BPMN, EPC, IDEF0
Важно понимать, что процессы — это не только текстовые инструкции, где перечислены шаги. В большинстве компаний процессы описывают схематично.
Почему?
Потому что схема позволяет увидеть логику целиком: где начало, кто за что отвечает, что происходит дальше, где есть развилки, ожидания, параллельные действия. Это то, что гораздо сложнее уловить, если процесс описан обычным текстом.
Как это обычно выглядит
Существует много способов визуального описания процессов, но идея у всех одна — представить его как последовательность блоков:
-
блоки действий (что происходит);
-
роли (кто делает);
-
условия («если да → сюда / если нет → туда»);
-
параллельные ветки;
-
точки завершения.
Это могут быть простые блок-схемы или более формальные нотации, которые используют во многих компаниях для системного моделирования процессов. Но даже самые базовые визуальные схемы уже дают потрясающий эффект — сразу становится видно, что лишнее, что можно упростить, и где есть точки для автоматизации.
Почему визуальное описание работает
-
Видно, где начинается и заканчивается процесс.
-
Сразу понятно, кто что делает и что происходит дальше.
-
Ошибки и пробелы в логике бросаются в глаза.
-
Легче обсуждать и улучшать процесс всей командой.
-
Видно, какие шаги можно автоматизировать.
Описывать процессы удобнее не словами, а графически – в виде диаграммы. Существуют разные нотации (условные «языки» для таких схем). Сегодня в большинстве случаев используют BPMN (Business Process Model and Notation) как универсальный стандарт моделирования процессов. Также распространены нотации EPC и IDEF0 – каждая со своими особенностями. Кратко сравним их отличия:
BPMN — нотация, показывающая бизнес-процесс как пошаговый алгоритм. Она фокусируется на последовательности действий, событиях и взаимодействии участников. В схемах используются задачи, события, развилки и дорожки по ролям. BPMN легко читается даже неподготовленными пользователями и подходит для автоматизации. Сегодня это самый распространённый и фактически стандартный формат описания сложных бизнес-процессов.
EPC (Event-Driven Process Chain) — нотация, построенная вокруг событий и функций. Каждое действие связано с событием, а схемы наглядны за счёт разных типов элементов: действий, исполнителей, ресурсов. EPC хорошо подходит для процессов с альтернативными сценариями, но из-за обязательного события на каждом шаге крупные схемы быстро перегружаются и становятся сложными для восприятия.
IDEF0 — нотация функционального моделирования, описывающая процессы через входы, выходы, исполнителей и управляющие воздействия. Она позволяет детально разобрать структуру процесса и используемые ресурсы, но такие схемы сложны для чтения без подготовки. IDEF0 удобна для простых, линейных процессов, однако при сложной логике быстро теряет наглядность.
Когда особенно необходимо описывать процессы
Некоторые ситуации в бизнесе делают описание процессов не просто желательным, а критически важным:
- Быстрый рост компании. Расширение штата и увеличение объёмов работ вскрывают хаос там, где раньше всё держалось на личных договорённостях. Чтобы масштабирование не снизило качество и скорость работы, процессы должны быть формализованы.
- Внедрение CRM/ERP или нового ПО. Перед цифровизацией необходимо детально разобраться, как работает текущий бизнес. Если сразу «настроить программу» без анализа, велик риск автоматизировать беспорядок. Поэтому внедрение CRM обычно начинают с обследования и документирования процессов. Это помогает понять, что именно нужно перенести в систему и как оптимизировать рабочие шаги под новые инструменты. Чётко описав последовательность действий, легче настроить CRM/ERP под потребности компании и сотрудников – система ляжет на понятный фундамент, а не на хаотичный процесс.
- Найм и обучение сотрудников. Когда в компании появляются новые люди, наличие описанных процессов существенно упрощает их ввод в должность. Новичок видит не общий набор обязанностей, а конкретный алгоритм работы: что делать, в какой последовательности, к кому переходят задачи. Это ускоряет обучение и снижает количество ошибок. Кроме того, документированные регламенты позволяют быстро закрыть вакансии – даже если ключевой сотрудник ушёл, его преемник может опереться на существующие инструкции.
- Автоматизация и цифровая трансформация. Проекты по автоматизации бизнес-процессов требуют на входе понятной схемы текущего процесса. Без этого невозможно настроить корректный алгоритм в софте. Поэтому перед запуском автоматизации бизнес описывает все шаги «as is» и устраняет лишнее вручную. Только после этого компания переводит процесс в цифровой формат.
Обсуждение хороших и плохих примеров
Давайте коротко обсудим самые распространённые ошибки в бизнес-процессах.
Зная их заранее, вам будет проще разрабатывать свои процессы и делать их более понятными и рабочими.
Ошибка 1. Нет чёткого начала и конца процесса
Это самая распространённая проблема.
Процесс начинается как-то сам собой — непонятно, кто запускает, почему, в каком случае.
И так же «размыто» заканчивается — не ясно, когда работа завершена.
Как избежать:
— всегда обозначайте триггер («процесс начинается, когда…»)
— и финальный результат («процесс завершается, когда…»)
Ошибка 2. Лишние шаги, которые не добавляют ценности
Со временем любой процесс обрастает лишними согласованиями, дополнительными проверками, дублями задач.
Иногда какие-то шаги давно потеряли смысл, но продолжают существовать «по привычке».
Как избежать:
— на каждом шаге спрашивайте: «Этот этап что-то меняет? Он нужен для результата?»
— если нет — смело убирайте.
Ошибка 3. Непонятно, кто за что отвечает
Часто в процессе есть шаг, но не указано, кто его выполняет.
В итоге все считают, что делает «кто-то другой», и работа зависает.
Как избежать:
— у каждого шага должен быть ответственный.
Ошибка 4. Много ветвлений и возвращений назад
Ещё одна проблема — когда в процессе слишком много развилок, условий и «прыжков» назад.
Схема превращается в паутину, её невозможно прочитать. Такие процессы в реальности всегда дают сбои: шаги пропускаются, люди теряются, сроки нарушаются.
Как избежать:
— если развилка не критична — уберите её;
— старайтесь выстраивать процесс линейно, а сложную логику делать через 1–2 ключевых условия. Всё, что можно упростить, упрощайте.
Ошибка 5. Нет информации, что делать при ошибке или отклонении
Если что-то пошло не так — процесс повисает.
Нет сценария: что делать, если задача просрочена, документ отклонён или информации не хватает.
Как избежать:
— всегда прописывайте:
«Если нет данных → отправить на уточнение»
«Если просрочено → уведомить руководителя»
Конструктор бизнес-процессов в Битрикс24: зачем он нужен
В Битрикс24 есть встроенный конструктор бизнес-процессов — инструмент, который позволяет описывать и автоматизировать работу компании в виде наглядных схем.
Фактически это среда, где логика процесса превращается в последовательность шагов: кто и что делает, при каких условиях, какие уведомления отправляются и какие данные передаются дальше.
Конструктор используется не программистами, а аналитиками и администраторами портала. Он позволяет:
-
зафиксировать процесс в понятной структуре;
-
убрать ручные действия и «человеческий фактор»;
-
обеспечить единые правила работы для всех сотрудников;
-
подготовить процессы к масштабированию и дальнейшей автоматизации.
Ниже покажу несколько процессов, смоделированных в конструкторе Битрикс24.
Адаптация нового сотрудника
Выход нового сотрудника — процесс, в котором участвуют сразу несколько ролей: HR, IT и руководитель. Без структуры часть задач легко забывается или выполняется с задержкой.
Процесс выглядит так:
-
HR добавляет сотрудника в систему и запускает процесс.
-
Автоматически создается задача сотруднику IT отдела подготовить технику и доступы;
-
Назначается вводная встреча с руководителем и отправляется уведомление о встрече руководителю и новому сотруднику.
-
Сотруднику ставится задача пройти базовое обучение.
-
Через неделю HR получает задачу провести короткий чек-ин.
Такой процесс позволяет выстроить понятную и повторяемую адаптацию без ручного контроля и постоянных напоминаний.
Согласование договора с клиентом
Согласование договоров — ещё один процесс, где важно чётко понимать этапы и ответственных.
Краткая логика процесса:
-
Менеджер загружает договор в сделку — процесс запускается автоматически.
-
Договор уходит на проверку юристу (юристу отправляется уведомление, и он добавляется в сделку наблюдателем).
-
Если документ одобрен, он передаётся руководителю на финальное согласование.
-
Если договор отклонён, менеджер получает задачу на доработку и процесс возвращается на нужный этап.
-
После утверждения письмо с договором автоматически отправляется клиенту.
Моделирование такого процесса помогает ускорить согласование и снизить количество ручных действий.
Заключение
Чётко описанные бизнес-процессы повышают эффективность, прозрачность и управляемость компании. Это фундамент для роста, оптимизации и успешных изменений.
«Описание процессов — это инвестиция, которая экономит вам время каждый день» - Дмитрий Паламарчук, аналитик RDN Group.
Если вашей компании нужна помощь в описании и налаживании бизнес-процессов – вы можете обратиться в RDN Group. Эксперты RDN Group помогут структурировать ваши процессы и подобрать лучшие инструменты для их улучшения, чтобы вы сосредоточились на развитии бизнеса, а не на устранении организационных проблем.
Оставьте заявку — и мы подберём решение под ваш сценарий.
