Электронный кадровый документооборот (КЭДО) продолжает стремительно развиваться, и последние обновления превращают эту технологию в ещё более гибкий и удобный инструмент для HR-специалистов и сотрудников. Компании всё чаще отказываются от бумажных процессов и делают ставку на автоматизацию: от создания документов по шаблонам до интеграции с 1С и быстрого подписания через мобильное приложение. В этой статье расскажем о ключевых новинках в КЭДО, которые позволяют качественно улучшить работу с документами и упростить жизнь всем участникам процесса.
Интеграция с 1С: синхронизация без лишних шагов
Одна из наиболее ожидаемых функций — это напрямую связать 1С и КЭДО. С её появлением каждый документ, сформированный в 1С и предназначенный для подписания, может автоматически попадать в систему электронного документооборота, где:
Сотрудники синхронизируются
Все карточки и данные сотрудников из 1С сопоставляются с профилями в КЭДО. Это упрощает отправку приказов, расчётных листков и любых других документов.
Автоматический обмен данными
После подписания документ не «зависает» в сторонней системе, а передаётся обратно в 1С. Это даёт кадровым специалистам сквозную прозрачность: они видят в 1С уже подписанные документы и могут при необходимости выгрузить их для отчётов и архивов.
Расчётные листки и остатки отпусков
С введением интеграции сотрудник получает в своём личном кабинете (в разделе «Мои документы») актуальную информацию об остатке дней отпуска, а также расчётные листки. Доступ к таким данным защищён одноразовым кодом (OTP), что повышает безопасность персональных сведений.
Шаблоны документов: быстрое создание и безошибочная отправка
Создание типовых приказов и заявлений — часть повседневной работы кадровых отделов. Новые возможности системы КЭДО существенно облегчают этот процесс:
Предустановленные шаблоны
Теперь в системе можно хранить готовые формы для самых распространённых кадровых документов: заявления на отпуск, приём на работу, соглашение о переводе, командировочные удостоверения и т.д. Потребуется лишь внести переменные данные (ФИО, даты, должность и т.п.), а все реквизиты и структура документа уже будут на месте.
Гибкая настройка полей
При создании или редактировании шаблона можно добавить любое количество полей. Это исключает ошибки в заполнении и экономит время, ведь системе не нужно вносить один и тот же текст из раза в раз.
Мгновенная публикация в «Мои документы»
После настройки шаблона достаточно включить его в общий список, и все сотрудники увидят доступный вариант для отправки. Например, если это заявление на отпуск, работник выбирает шаблон, заполняет несколько полей, и документ сразу уходит на подписание в кадровый отдел — полностью в цифровом формате, без распечаток и ручных подписей.
Личный кабинет сотрудника: раздел «Мои документы» и обратная связь
Одно из самых заметных улучшений — это объединение всех возможностей для сотрудников в одном разделе личного кабинета. Теперь работник не только получает приказы и уведомления от работодателя, но и сам может инициировать нужные ему процессы:
Отправка документов в компанию
-
Заявления на отпуск. Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, он может подать заявление даже через мобильное приложение: заполнить необходимые поля, поставить электронную подпись — и готово.
-
Справки, заявления, изменения личных данных. Сотрудник формирует документ по шаблону и отправляет его ответственному лицу в отделе кадров.
Статус и журнал действий
В личном кабинете видно, на каком этапе находится каждый из отправленных документов: «подписывается», «согласуется», «ожидает ответа» или уже «подписан». Это даёт сотруднику прозрачность и уверенность, что его запрос не потерялся и будет обработан в срок.
Просмотр подписанных документов
Все завершённые электронные документы сохраняются в разделе «Мои документы», и при необходимости к ним можно вернуться: посмотреть текст, распечатать или отправить на электронную почту.
Внедрение и развитие КЭДО — это не только удобство для кадровых служб, но и заметное повышение эффективности всей компании. Последние нововведения делают систему ещё более гибкой и доступной.
Все эти изменения вместе делают переход на электронный формат кадровой работы ещё проще, быстрее и надёжнее. А главное — придают HR-процессам прозрачность и гибкость, которые уже стали ключевым требованием времени.
