Компании сталкиваются с необходимостью постоянного повышения эффективности. Конкуренция растет, клиенты становятся более требовательными, а рынок — динамичным. В таких условиях ручные процессы и устаревшие методы управления тормозят развитие.
Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов — это не просто внедрение новых технологий, а стратегическое преобразование всей работы компании. Однако без грамотного подхода такие изменения могут привести к хаосу вместо роста. В статье проанализируем преимущества автоматизации бизнес-процессов, опираясь на конкретные примеры из практики.
Меня зовут Максим Дмитриев , я руководитель проектов в компании RDN Group. Наша команда специализируется на автоматизации бизнес-процессов, разработке сложных и высоконагруженных решений, таких как личных кабинетах, торговых площадках, порталах и интеграционных проектах. RDN Group одна из немногих партнеров 1С-Битрикс с компетенцией крупные корпоративные внедрения расширенного уровня, которая нужна для выполнения Enteprise проектов.
Зачем бизнесу автоматизация?
Автоматизация представляет собой процесс оптимизации деятельности предприятия посредством внедрения современных информационных технологий и инструментов. Этот комплексный подход включает роботизацию рутинных операций, совершенствование взаимодействия между подразделениями, эффективное управление проектами и другие ключевые аспекты работы компании, что в конечном итоге приводит к ускорению выполнения задач, снижению издержек и повышению качества выпускаемой продукции.
Основные вызовы, которые решает автоматизация
Компании, которые откладывают цифровую трансформацию, сталкиваются с рядом проблем:
-
Низкая скорость выполнения задач – ручные операции замедляют работу.
-
Человеческий фактор – ошибки при вводе данных, забытые задачи, несогласованность действий.
-
Высокие операционные затраты – оплата труда сотрудников на рутинных задачах.
-
Сложности масштабирования – рост компании увеличивает нагрузку, но не эффективность.
Автоматизация устраняет эти проблемы, переводя бизнес на новый уровень управления.
Преимущества автоматизированных процессов
-
Скорость – цифровые системы выполняют задачи в разы быстрее людей.
-
Точность – исключение ошибок за счёт алгоритмизации.
-
Экономия ресурсов – сокращение затрат на рутинные операции.
-
Контроль и аналитика – встроенные системы отчётности помогают принимать решения на основе данных.
-
Масштабируемость – автоматизированные процессы легко адаптируются под рост бизнеса.
С чего начать: пошаговый план внедрения
Анализ текущих процессов
Прежде чем внедрять автоматизацию, нужно понять, как работает бизнес сейчас. Для этого применяют:
-
BPMN-моделирование – визуализация процессов в виде схем.
-
Анализ узких мест – где чаще всего возникают задержки и ошибки?
-
Сбор данных – сколько времени занимает каждый этап? Какие ресурсы задействованы?
Пример: если отдел продаж тратит 40% времени на ручное заполнение данных о клиентах , то решением для них может стать CRM-система.
Определение приоритетов
Не все процессы нужно автоматизировать сразу. Критерии выбора:
-
Часто повторяющиеся задачи (например, рассылка писем клиентам).
-
Операции с высоким риском ошибок (финансовые отчёты, учёт товаров).
-
Процессы, влияющие на клиентский опыт (обработка заявок, служба поддержки).
Выбор инструментов
Существует множество решений, и важно подобрать подходящее под масштаб бизнеса. Например, для управления продажами, клиентской базой, HR-процессами, маркетинговыми кампаниями отлично подойдут CRM-системы (Битрикс24), для учета финансов, логистики — ERP-системы, автоматизация работы с оптовыми покупателями – B2B-платформы.
Тестирование и пилотное внедрение
Резкий переход на новую систему может парализовать работу. Лучшая стратегия – поэтапное внедрение:
-
Запуск в тестовом режиме (на одном отделе или процессе).
-
Обучение сотрудников – без этого даже лучшая система не сработает.
-
Сбор обратной связи – что можно улучшить?
Мониторинг и доработка
После внедрения важно отслеживать:
-
Сократилось ли время выполнения задач?
-
Уменьшилось ли количество ошибок?
-
Выросла ли продуктивность сотрудников?
Если результаты неудовлетворительные – система требует донастройки.
Уровни автоматизации
Ручная: Данный этап, не предполагает использование цифровых решений, все операции выполняются вручную. Например: ручное ведение бухгалтерского учета, обработка клиентских запросов.
Базовая автоматизация: Внедрение элементарных цифровых инструментов для упрощения выполнения задач. Например, программы для управления проектами, CRM-системы для работы с клиентами.
Частичная автоматизация: Автоматизация затрагивает отдельные этапы производственной цепочки или определенные функциональные области компании. Например: автоматизация складского учета, система управления закупками.
Интегрированная автоматизация: Все бизнес-процессы объединяются в единую цифровую экосистему. Подразделения и сотрудники работают как слаженный механизм. Например, интеграция CRM-системы с ERP-системами.
Расширенная автоматизация: Использование передовых технологий, таких как искусственный интеллект (ИИ), аналитика данных, для оптимизации и совершенствования бизнес-процессов. Например: интеллектуальные системы обработки заказов.
Полная автоматизация: Наивысшая степень автоматизации, при которой все бизнес-процессы выполняются и управляются в автоматическом режиме, без участия человека. Например: полностью автоматизированные производственные линии.
“Каждый уровень автоматизации — это новая ступень развития, открывающая дополнительные возможности для роста и оптимизации. Важно понимать: нет универсального рецепта, каждый бизнес должен найти свой путь к оптимальной автоматизации, двигаясь от простого к сложному, от базовых инструментов к передовым технологиям.” - Ольга Марковская, руководитель проектов.
Ошибки, которые разрушают автоматизацию
Внедрение сложных систем без подготовки
Некоторые компании выбирают ERP-системы «на вырост», но сотрудники не могут их освоить. Результат – отказ от использования и потеря инвестиций.
Решение: начинать с простых инструментов и постепенно усложнять.
Отсутствие плана на случай сбоев
Даже лучшие системы иногда дают сбои. Если не ведется техническая поддержка, бизнес может остановиться.
Решение: продумать резервные процессы (например, временный переход на Excel при падении CRM).
Автоматизация ради автоматизации
Некоторые процессы дешевле и быстрее выполнять вручную.
Решение: перед внедрением считать ROI (окупаемость инвестиций).
Будущее автоматизации: что ждёт бизнес?
Искусственный интеллект и машинное обучение
AI уже используется для:
-
Чат-ботов (обработка до 80% запросов клиентов).
-
Прогнозной аналитики (предсказание спроса, рисков).
-
Автоматического документооборота (распознавание текстов, классификация).
Гиперавтоматизация
Это объединение RPA, AI и low-code-решений для полной цифровизации бизнеса.
Удалённые и гибридные рабочие процессы
Многие компании массово перешли на удалёнку. Автоматизация помогает управлять распределёнными командами.
Автоматизация – не разовое действие, а постоянный процесс. Ключевые принципы успешного внедрения:
-
Начинать с анализа, а не с покупки софта.
-
Выбирать решения под конкретные задачи.
-
Тестировать перед полным переходом.
-
Учитывать мнение сотрудников.
-
Постоянно оптимизировать систему.
“Помните: автоматизация — это не цель, а средство повышения эффективности бизнес-процессов. И как любое средство, она должна применяться осознанно, с пониманием того, какие именно задачи решает и какие результаты принесет”. – Ольга Марковская, руководитель проектов.
Результаты автоматизации бизнес-процессов
Оцифровали процесс сверхурочной работы для 35 000 сотрудников ОМК через сервис “Мои возможности” и повысили эффективность на 1200%
Задача:
В компании стояла задача оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с балансировкой численности и ресурсов внутри производственных подразделений:
- оперативно находить и привлекать дополнительный персонал нужной квалификации из числа собственных сотрудников на участки с высокой загрузкой,
- сократить время и упростить процесс оформления выхода на сверхурочную работу или работу в выходной день.
Результат:
-
Примерно 1,5% оптимизация от ФОТ. На 1200% ускорение бизнес-процесса по сверхурочной работе.
-
Оформление заявки на работу в сверхурочное время стало занимать от 5 до 10 минут. Ранее этот процесс мог занимать более 2 часов (проверка и подписание документов разными отделами).
-
На 10% снижение подменного персонала. Более 70% всех организационных процессов проходит через "Мои возможности".
-
Более 4000 проведено обучений. Обучающие программы регулярно проходят 33 учебных класса с бронированием через сервис "Мои возможности". Сотрудник также может сам подать заявку на интересующее обучение.
Система управления проектами для "ПСБ Инновации и инвестиции"
Задача:
1. сделать прозрачным процесс ведения инвестиционных проектов;
2. автоматизировать согласование договоров, сделок, счетов и актов;
3.оптимизировать процесс согласования пакетов документов для проведения мероприятий.
Результаты:
Благодаря адаптации процессов согласования документооборота в электронном формате на платформе Битрикс24, сократилось время на согласование документов, крупные сделки и объемный документооборот стали более прозрачными, время на подписание документов сократилось. У ответственного лица появилась возможность контроля всех этапов без личного контакта, так как система сама напомнит о себе.
Оптимизация HR процессов в компании "ПСБ Инновации и инвестиции"
Задача:
В рамках проекта команде RDN Group требовалось оптимизировать HR-процессы группы ПСБ ИИ на базе Битрикс24: подбор персонала, табель учета рабочего времени, заявки на отпуск сотрудников.
Результат:
Настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 позволяют сотрудникам и руководящему составу составлять планы и прогнозировать сроки выполнения задач, контролировать эффективность рабочего дня сотрудников и открытые вакансии, которые необходимо заполнить. Раздел HR-оптимизация, реализованный в Битрикс24, позволит компании уменьшить количество фактических часов работы сотрудников и руководства, а также контролировать рабочий процесс и эффективность команды или отдельного сотрудника, что напрямую влияет на прибыль компании.
Готовы ли вы к цифровой трансформации? Если да – начинайте с малого, но действуйте системно! Если у вас остались вопросы, заполните форму обратной связи и наши специалисты свяжутся с вами.
