Современные реалии диктуют новые условия ведения бизнеса — все больше компаний переводят сотрудников на удаленный формат работы. С одной стороны, это позволяет сокращать расходы на офисы и расширять географию найма, с другой — ставит перед бизнесом вызовы в вопросах контроля, мотивации и адаптации сотрудников, а также организации эффективной коммуникации внутри команд.
Наряду с этим, встаёт проблема систематизации кадровых процессов (найм, оформление документов, адаптация), которую также нужно решать онлайн. Именно здесь на первый план выходят цифровые инструменты такие как Битрикс24.
Трудности организации процессов
Распределённые команды часто сталкиваются со сложностями в планировании и взаимодействии — нужен единый «центр управления», где сотрудники видят задачи, сроки и приоритеты.
Проблемы с наймом и оформлением сотрудников
В классическом «офисном» режиме поиск и приём на работу более прозрачен: личные интервью, подписание документов. На удалёнке важно наладить электронный документооборот и проводить интервью в онлайн-формате.
Адаптация и обучение персонала
Новички, пришедшие в компанию удалённо, могут чувствовать дефицит внимания, недостаток информации и «отрезанность» от корпоративной культуры. Нужна централизованная база знаний, а также система наставничества.
Снижение вовлечённости и командного духа
Без личных встреч, совместных перерывов и обсуждений в обеденный перерыв сотрудники могут испытывать дефицит общения и мотивации. Это сказывается на результате — возникают конфликты и снижается производительность.
Управление безопасностью и хранением данных
Распыление информации по чатам и личным электронным устройствам повышает риск утечки данных и усложняет контроль доступа.
Единая платформа
Битрикс24 даёт возможность создавать и распределять задачи, указывать сроки, приоритеты и ответственных. Руководители видят картину в целом, а сотрудники — свой фронт работ и KPI.
А также система предоставляет возможность использовать готовые отчеты и создавать свои для сбора и анализа данных о работе сотрудников.
Чаты и видеоконференции
Встроенные чаты, голосовые и видеозвонки упрощают обсуждение задач. Это особенно важно для адаптации новых сотрудников: наставники могут проводить консультации и обучающие сессии прямо в системе.
Организация командной работы
В Битрикс24 для совместной работы удобно использовать группы, где участники обмениваются сообщениями, файлами и ведут общий календарь.
Если же необходимо чётко структурировать работу над конкретной целью в заданные сроки, рекомендуется создать проект. В проекте можно создавать задачи, разбивать их на подзадачи, назначать исполнителей и сроки, а также отслеживать прогресс в режиме реального времени.
Прозрачность сделок
Любой менеджер видит статус клиентов и коммерческих предложений, а также всю доступную информацию о клиенте. Это снимает вопрос: «Где найти информацию?» — она всегда под рукой в CRM.
Автоматизация этапов
С помощью роботов и триггеров можно наладить отправку писем, уведомлений, постановку задач при переходе сделок на новые стадии.
Настройка ролей
Система позволяет чётко разграничить, кто какие модули и сведения может видеть и редактировать, что особенно важно для конфиденциальной информации.
Онлайн-интервью
Использование видеоконференций в Битрикс24 облегчает процесс собеседований. HR-менеджеры могут организовывать и записывать встречи, чтобы потом делиться записями с руководителями.
Оформление документов в электронном виде (КЭДО)
Благодаря сервису “КЭДО + Госключ” стало возможно подписывать договоры, приказы, соглашения в цифровом формате. Это упрощает работу HR-отдела и ускоряет приём на работу.
Базы знаний
Битрикс24 предлагает функционал «База знаний», где можно структурировать информацию о компании, её услугах, политике, регламентах. Новичок легко находит необходимые материалы и проходит обучение без постоянного вмешательства наставника.
Что даёт база знаний?
Единый источник актуальной информации
Все отделы (продажи, маркетинг, HR) могут создавать собственные разделы, наполнять их необходимыми материалами, инструкциями, скриптами.
Упрощение обучения и онбординга
Новичкам не нужно «добывать» информацию по кусочкам из разных источников. Весь контент доступен 24/7 и постоянно обновляется.
Регулярная коммуникация
Организуйте онлайн-планёрки и брейнштормы, используйте общий чат для быстрого решения рабочих вопросов, поощряйте неформальное общение.
Оценка и признание достижений
В Битрикс24 можно создавать «ленту новостей», отмечать успехи коллег, а самых активных сотрудников размещать на доске почёта. Это создаёт дополнительную мотивацию и подчеркивает вклад сотрудников в общий успех.
Обучение и развитие
Проводите вебинары, делитесь записями и презентациями в базе знаний. Поощряйте наставничество: так сотрудники будут постоянно повышать свою квалификацию.
Удалённая работа открывает бизнесу большие возможности — от снижения расходов и доступа к талантам из разных регионов до гибкой организации процессов. Однако для успешного перехода на «цифру» нужно комплексно подойти к вопросу: позаботиться о прозрачном управлении задачами и клиентскими взаимоотношениями, выстроить надёжные процессы найма и адаптации, обеспечить надлежащую мотивацию и коммуникацию внутри команды.
Битрикс24, будучи многофункциональной CRM-платформой, предоставляет все необходимые инструменты: управление сделками и задачами, корпоративную соцсеть, систему электронного документооборота и базы знаний. При грамотном внедрении и постоянной работе над культурой удалённого взаимодействия бизнес сможет не только сохранить, но и увеличить свою эффективность, а сотрудники — оставаться вовлечёнными и продуктивными, где бы они ни находились.
