Заказчик — один из заметных игроков российского рынка смазочных материалов. Производит и поставляет широкий ассортимент моторных и индустриальных масел, смазок и технических жидкостей для разных отраслей промышленности и транспорта, обеспечивая комплексные решения под различные условия эксплуатации.
Специфика работы компании
Продажи организованы через развитую дистрибьюторскую сеть. Торговые представители работают с клиентской базой по всей стране и за её пределами, а управление визитами, планами и мотивацией объединено в цифровую экосистему. Центральную роль в ней играет «Меркапп» — личные кабинеты дистрибьюторов и региональных менеджеров, где сосредоточены ключевые процессы.
Раньше дистрибьюторы сдавали отчёты по продажам смазочных материалов вручную — в электронных таблицах, письмах и разрозненных файлах. Цифры в этих отчетах могли расходится с реальностью по итогу: на бумаге была одна картина, а по факту числа могли не сходится из-за потери данных или банально человеческого фактора.
В результате:
Суть проблемы была в устаревшем, неудобном процессе, который заставлял «подгонять» реальность под формат отчёта: отсутствие единых правил коммуникации между компанией производителем и дистрибьюторами не позволяло выстроить бизнес-процессы и обеспечить прозрачность.
Нужно было заменить хаос на общую цифровую картину, понятную всем участникам процесса.
Перед компанией стояла задача:
— Повысить прозрачность и скорость формирования отчетности по продажам.
— Выстроить управляемую систему контроля для эксклюзивного торгового персонала дистрибьюторов.
— Получить четкую картину продаж на конечных покупателей через дистрибьюторскую сеть.
— Внедрить новую, конкурентную схему стимулирования продаж через гибкие механизмы скидок.
На старте Mercapp задумывался как портал для отчётности по продажам. Но очень быстро стало понятно: просто собрать цифры недостаточно. Нужна система, которая помогает планировать, управлять полевыми сотрудниками, поддерживать маркетинг и при этомф не ломать привычный рабочий день дистрибьютора.
Так вокруг «единого окна» выросла экосистема модулей – от SFA до мобильного приложения и интеграции с внутренними системами, 1С. Ниже расскажем, как устроена цифровая платформа, если смотреть через призму пользователей, а не просто список полезных фич.
Первым запросом был «хотим видеть актуальные данные, а не отчёт за прошлый месяц».
В Mercapp планы продаж больше не живут в отдельных файлах:
Вместо «сверимся, когда дистрибьютор пришлет файл с данными» команда продаж видит: что продано, кому, кем и как это влияет на выполнение плана. Это стало базой для всех следующих решений.
Дальше встал вопрос: где хранить всё, что связано с клиентами и дистрибьюторами?
В Mercapp появилась единая клиентская база:
Теперь руководитель не собирает картину по крупицам – у него один интерфейс, где видно и клиентов, и людей, которые с ними работают.
Отдельная история — полевые сотрудники дистрибьютора. Их день до Mercapp выглядел так: «таблица с маршрутами, звонок, где вы?, краткий отчет в мессенджере».
Сейчас:
Отчётность по дистрибьютору формируется автоматически – без недельного ручного свода файлов. Фактически Mercapp стал опорой полевой работы, в который видно всё, но при этом он не мешает работать.
У Mercapp два ключевых типа пользователей, и для каждого платформа решает свою задачу.
Внутренние пользователи компании:
Внешние пользователи — менеджеры дистрибьюторов:
Система включает в себя веб-версию и мобильное приложение. Система состоит из основных модулей и систем, внутри которых находится достаточно разветвленный функционал:
Самый большой по функционалу модуль. Здесь есть возможность создавать и отслеживать следующие данные:
Сотрудники. Можно управлять учетными записями сотрудников ГПН-СМ и дистрибьюторов.
Дистрибьюторы. Управление периодами выгрузки из 1с, пересчета KPI, установка планов и получение данных по АКБ (активная клиентская база) дистрибьютора.
Клиенты. Обширный функционал по созданию, редактированию и удалению клиентов меркапп и клиентов из 1с, отслеживание истории, контактов, подробных данных о юр лице, продажах. Создание и изменение связи клиент меркапп - клиент из 1с для корректных выгрузок, смена ответственных, смена статусов и типов клиента, массовое архивирование, удобная система построения отчетов. В системе есть также и отслеживание клиентов на похожесть, чтобы дистрибьюторы не перехватывали клиентов друг у друга.
Визиты. В разделе отслеживаются визиты сотрудников. Собрана информация по длительности, эффективности, стадиях сделки, совпадении координат и времени визитов сотрудников в нескольких отчетах. В том числе и по анкетам, которые сотрудники заполняют при посещении закрепленных за ними точек. Анкеты также создаются и редактируются внутри веб-приложения.
Отчеты по продажам. В разделе представлены несколько видов отчетов, которые формируются на основе полученных от дистрибьюторов через систему обмена с их 1С продаж. Отчеты довольно подробные и сложные.
KPI и премия. Главный раздел для сотрудника, так как в нем выставляются оклады и бонусы, условия для получения бонуса и выполнения плана. Тут же производится и расчет раз в сутки, исходя из переданных дистрибьютором данных по продажам.
В разделе представлен функционал по маркетинговым активностям - акции и мероприятия. Сотрудники дистрибьютора составляют маркетинговые планы по каждому каналу сбыта, далее сотрудники со стороны компании согласовывают или отправляют планы на доработку. Принцип у мероприятий такой: дистрибьютор составляет план на активность, например, бизнес-тренинги или посещение производственных площадок. Если в этом мероприятии будут представлены продукты компании, то она готова частично покрыть затраты на данные мероприятия и предоставить POS-материалы. После проведения мероприятия, составляется отчет о его проведении, прикладываются документы о затратах и согласовываются выплаты дистрибьютору.
Акции
В акциях дистрибьюторы заявляют своих клиентов и клиент, и сотрудник, выполнивший план по акции, получают определенный бонус. Выплаты производятся в виде подарочных карт OZON.
Работа по акциям и мероприятия также автоматизирована. Данные по акциям, например, автоматически отправляются в агентства, с которыми ведется партнерская работа по их проведению. Данные завязаны на разделах KPI и премия и в целом на обмене с 1с дистрибьютора.
В данном разделе можно посмотреть все накладные по дистрибьютору за нужный период, посмотреть выгрузки, которые дистрибьютор производит. Это важно, если дистрибьютор жалуется, что продажа не засчиталась. Ее можно найти, увидеть информативные ошибки и сообщить что нужно исправить.
В разделе представлены инструкции, адптеры и самописные модули для 1С, а также версии мобильного приложения для сотрудников дистрибьютора.
Битрикс24 и внутри нее ведется трекер задач (СМ.Трекер), отметим, что данный модуль используется как один из основных. В системе ведутся сделки, отслеживается активность сотрудников дистрибьютора.
Для Сотрудников Дистрибьютора
Основной функционал - совершение визитов и выставление статуса сделки. Отслеживается геолокация сотрудника и есть условия, при котором сотрудник должен находиться не далее 500 метров от точки для успешного совершения визита. Само приложение с недавних пор имеет возможность работы оффлайн - данные сохраняются в локальное хранилище приложения и при появлении сети отправляются на сервер. Это удобно, учитывая сеть в местах активных продаж - промзоны и отдаленные части городов.
Также в приложении есть данные по KPI сотрудника и все его клиенты.
Для сотрудников
Региональные менеджеры (РМ) осуществляют контроль за работой с дистрибьюторами, закрепленными за ними, преимущественно через SFA-систему, где выставляют KPI и отслеживают фактические показатели. При этом у РМ есть возможность проводить совместные визиты к клиентам дистрибьюторов, которые также подлежат фиксации для контроля и анализа работы с ответственными дистрибьюторами.
Разрабатываются и поддерживаются адаптеры и модули для 1с дистрибьюторов.
Интеграция с внутренними сервисами:
В результате удалось не просто автоматизировать отчетность, а построить среду доверия между компанией и сотрудниками.
Цифры:
Раньше:
Отчётность была хаотичной, занимала огромное количество времени и вызывала споры по каждой цифре.
Сейчас:
Дистрибьюторы воспринимают систему как помощника, который:
Раньше половину рабочего дня проводили за бумагами — отчёты, сверки, выяснения. Сейчас всё в одном окне: загрузил данные через приложение – и сразу видишь план, премию и статус. Главное – всё честно и прозрачно. Мы перестали спорить о цифрах и начали вместе продавать
Технологии и инструменты которые были применены
Узнайте, как решения RDN Group работают в реальных проектах. Примите участие в живой демонстрации вместе с представителем компании, уже внедрившей наши ИТ-решения.
Качество собираемых данных по продажам
поручений руководства перешли из электронных таблиц в CRM
ускорение бизнес-процесса по сверхурочной работе
сотрудников
Доступ к информации
Рост транзакционной эффективности для каждой из сторон
сохранился прежний уровень цифровизации процессов продажи
покупателей "переехало" на новую платформу
