Кейс Внедрение CRM-системы для оздоровительного комплекса "Бор"

Оздоровительный комплекс «Бор» предоставляет все условия для активного отдыха: круглогодичное футбольное поле с натуральным покрытием и подогревом, теннисные корты, бассейн, тренажерный и спортивный залы, прокат спортивного инвентаря и транспортных средств, в зимнее время года прокладывается лыжня в лесу. Численность сотрудников превышает 1700 человек.

задача

Компании требовалось реализовать системы документооборота. Оздоровительный комплекс “Бор” решил обратиться к веб-интегратору RDN Group для решения поставленной задачи.

Компании было необходимо автоматизировать процессы делопроизводства и документооборота.

Процесс

Компания-заказчик хотела реализовать проект через функционал бизнес-процессов в ленте Новостей. Специалисты RDN Group в ходе анализа задач предложили реализовать проект через смарт-процессы в Битрикс24.

В результате был создан отдельный раздел Документооборот, который включал в себя 4 вида смарт-процессов под каждый тип документации.

Система электронного документооборота предназначена для четырех типов документации:

Входящие документы
Исходящие документы
Служебные документы
Организационно-распорядительная документация.

По каждому из типов документов необходимо:

Вести автоматическую нумерацию для каждого типа документации. При этом необходимо учесть ежегодное обновление нумерации и сохранение порядка нумерации при копировании документов.
Копирование документов для облегчения работы сотрудника документооборота. При этом в новом документе часть информации должна сохраняться, часть - удаляться.
Ставить задачи по документам с автоматическим добавлением в задачу информации о документе и привязкой файлов.
Иметь возможность осуществлять поиск и фильтрацию
Реализовать механизм связанных документов: к документу можно привязать документ любого типа для более быстрого доступа к необходимой документации

Результаты

В результате в каждом разделе документации реализован механизм связанных документов: в соответствующее поле можно добавить документ любого раздела, после чего текущий документ автоматически запишется в добавленный. При удалении документ из связанных, связь аналогично прекратит свое действие с двух сторон.

Через бизнес-процессы реализован механизм постановки задач по документу: в задачу автоматически добавляются описание документа и приложенные файлы. Далее сотрудник документооборота может вручную изменить задачу.

В ходе реализации проекта была достигнута главная цель- автоматизация документооборота, что позволило компании уйти от бесконечного количества бумаг, систематизировать документы и наладить процесс делопроизводства.