Каждая компания сталкивалась в ошибками, которые были допущены из-за невнимательности сотрудников. Ошибаться — это нормально. Однако можно минимизировать “человеческий фактор” и увеличить производительность команды.
Главное помнить, что волшебной таблетки не существует, однако можно внедрить цифровые сервисы, которые координируют работу сотрудников и избавят их от рутинных задач.
В данной статье разберем, какие программы компании могут использовать для совместной работы.
Онлайн сервис для совместной работы — это инструмент, который объединяет сотрудников в одном пространстве и позволяет выполнять задачи и проекты вместе.
Задачи, которые решаются в онлайн — сервисе:
создание и обсуждение проектов, отслеживание прогресса
согласование документов
хранение и редактирование файлов
переписка в чатах, совместные звонки
ведение базы контактов и сделок в CRM
Преимущества цифровой платформы для бизнеса
Цифровая платформа подойдет как для маленьких компаний, так и для крупных бизнесов. Они помогут уменьшить ошибки, оптимизировать рабочие процессы, увеличить эффективность работы сотрудников.
В трекере задач руководитель может распределять задачи и отслеживать их выполнение.
Безопасность данных. Документы находятся в надежном облачном хранилище. Внести правки может только сотрудник, который имеет права доступа. Версия обновится у всех, не нужно отправлять отредактированный документ коллегам.
Заявки от клиентов обрабатываются в CRM-системе. В результате заявки не теряются, каждый клиент получит ответ, увеличивается лояльность клиентов.
Сотрудники на “дистанционке” всегда в курсе актуальных событий. Они активно могут участвовать в рабочих процессах.
Минимизированы рутинные задачи. У сотрудников все под рукой в рамках единого окна: электронная почта, календари, диски, чаты, CRM.
Автоматизированные отчеты помогают следить за эффективностью работы компании.
Полезные функции платформы для команды
Для того, чтобы выбрать программу для совместной работы необходимо учитывать потребности команды, ее размер и состав. Важными для вас будут следующие инструменты.
Рассмотрим на примере Битрикс24, как работает данный функционал.
Чаты, каналы и видеозвонки.
Коллегам не нужно собираться в офисе, бронировать переговорную, чтобы обсудить актуальный вопрос. Они могут вести переписку в чатах, каналах и ленте новостей, отмечать в календарях встречи и решать задачи по проектам. Особенно актуально для компаний с сотрудниками, которые работают удаленно.
CRM
Незаменимый инструмент для продажников. В системе вы можете принимать заявки, вести сделки, отслеживать на каком этапе сколько сделок, анализировать показатели.
В системе можно настроить карточку клиента и хранить всю актуальную и необходимую информацию о нем. Отслеживать откуда пришел клиент и какой канал более эффективный.
Онлайн — редактор документов
Внутри Битрикс24 можно работать с документами совместно с коллегами. Все изменения сохраняются автоматически, прошлые версии документа можно восстановить. Вам не нужно несколько раз отправлять документы на согласование и проверку, теперь можно работать над файлом вместе.
Общий диск
Файлы можно хранить на общем диске на платформе. Доступ к файлам можно настроить. Их будет видеть только тот сотрудник, который имеет право доступа.
Календарь
В Битрикс24 вы можете планировать и проводить онлайн встречи как с внутренними, так и с внешними участниками. Уведомление коллегам о необходимости принять участие в встрече приходит автоматически.
Менеджер задач
Вы можете назначить наблюдателей и ответственных в задачах, установить сроки. Система напомнит о приближающемся дедлайне, что позволит закрывать задачи вовремя.
Канбан — доска
В Битрикс24 можно создавать канбан — доски для любого проекта, чтобы визуализировать ход продвижения проекта.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта отображает на каком этапе каждая часть проекта.
Инструмент формирует своеобразный отчет, в который включает:
над чем сейчас работает команда,
где команда отстает от плана,
где нужно срочно закрыть задачи, чтобы не сорвать проект.
Рабочие группы
В Битрикс24 пользователи могут объединяться в группы и работать над проектом. В группах можно создать проект, чат, папки на Диске, которые будут доступны только необходимым людям.
База знаний
Инструмент поможет собрать материалы по проектам. Благодаря базе знаний легче обучить новых сотрудников, ввести их в курс дела и познакомить с компанией.
Мобильная версия
Сотрудники могут не выпадать из рабочих процессов, когда рядом нет компьютера. Например, когда сотрудник находится в командировке или застрял в пробке по пути на работу.
Подведем итоги
Сервис для совместной работы может стать для вашего бизнеса незаменимым инструментом для команды, позволяющим им эффективно взаимодействовать и выполнять проекты в независимости от их местоположения.
Основная цель сервиса — это создание единого рабочего пространства для работы вашей команды.
Программы для совместной работы предлагают широкий набор возможностей. Функционал сервиса облегчит процесс управления проектами и позволит сотрудникам лучше выполнять свои задачи.
Оставляйте заявку на консультацию на сайте или напиши нам в мессенджеры.
