Кейс Внедрение CRM-системы для автоматизации процессов закупок и календарей событий в футбольном клубе ЦСКА

АО «Профессиональный футбольный клуб ЦСКА» - это спортивная организация, участвующая в соревнованиях по футболу.
Клуб занимается покупкой и продажей игроков, инвестициями в футбольные школы и академии, организацией домашних матчей, мероприятий для болельщиков, стадионных туров, корпоративных событий.

pfc-cska.com

Задача

Задача проекта

В связи с широким родом деятельности и большим количеством организационных процессов в компании появились процессы, которые требуют автоматизации.

Клиенту требовалось оцифровать процесс закупок в компании и обеспечить сотрудникам доступ к полной информации по процессу закупок, который будет систематизирован и будет отображаться в CRM-системе.

Предпосылками к реализации проекта стали:

Отсутствие единого пространства для ведения и отслеживания процесса закупок
Долгий процесс согласования заявок на закупку
Отсутствие реестров договоров/счетов
Пропуск важных событий сотрудниками компании
Несвоевременная подготовка к важным мероприятиям
Долгое реагирование на изменения в планировании мероприятия

Цель проекта

В качестве технологического партнера компания выбрала веб-интегратора RDN Group. Перед ИТ-специалистами стояли следующие цели:

Автоматизация процесса закупок:

Обеспечение полной информированности сотрудников компании по процессу закупок.
Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с процессом закупок.
Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в процессе закупок.

Автоматизация календаря событий:

Обеспечение полной информированности сотрудников компании о предстоящих событиях для исключения вероятности пропуска мероприятий.
Стимулирование своевременного выполнение задач, связанных с подготовкой и проведением мероприятий.
Обеспечение возможности быстрого и эффективного реагирования на изменения в планировании и содержании событий.

Детали

События

Закупки

Согласование

процесс

Разработка проекта была осуществлена на базе российского ПО на платформе 1С-Битрикс24: Корпоративный портал. Количество пользователей - 250. Все работы, проведенные в рамках проекта, были написаны PHP кодом.

Проведение работ было разбито на этапы:

Этап Аналитики

В рамках данного этапа были описаны задачи и процессы компании, составлены блок-схемы этих процессов и сформированы ЧТЗ.

Разработка

В рамках разработки были созданы необходимых инструментов для реализации цифрового проекта, а также внедрены решения согласно ЧТЗ.

Тестирование

Во время тестирования ИТ-специалисты проверили работы функционала, выполнили демонстрацию настроенных бизнес-процессов на портале Битрикс24.

Дополнение

После чего произведена доработка процессов и выполнена дополнительная оптимизация.

Итог

По окончанию работ провели обучение пользователей и предоставили инструкции по работе с порталом. Специалисты RDN Group запустили функционал на рабочем портале.

Настроенные смарт-процессы

Для оцифровки и автоматизации процесса закупок в Битрикс24 потребовалось формирование трех смарт-процессов:

“Закупки”: данный СП необходим для оцифровки и автоматизации процесса закупок.
“Реестр договоров”: данный СП необходим для ведения реестра договоров.
“Реестр счетов”: данный СП необходим для ведения реестра счетов.

Для оцифровки и автоматизации процесса согласования и добавления событий в разные типы календарей в Битрикс24 потребовалось формирование двух СП:

“Контактные лица”: данный СП необходим для добавления контактных лиц, которые будут связаны с добавляемыми событиями в разные типы календарей.
“События”: данный СП необходим для оцифровки и автоматизации процессов согласования и добавления событий в разные типы календарей (в этом случае формируется связь между элементом СП и событием в календаре), автоматизации постановки задач сотрудникам по подготовке и проведению мероприятий и контроля по ним.

Результаты

В результате система построена на основе смарт-процессов, в которых предусмотрены воронки и различные поля для сбора информации о заявке и загрузки документов. Для контроля над процессом согласования созданы задачи. В рамках одного смарт-процесса закупки запускается два дополнительных: согласование договора и согласование счета. После завершения этих процессов все согласованные документы попадают в отдельный список, представляющий собой реестр документов, счетов, договоров и закупок. В результате работы специалистов RDN Group компания достигла централизованного управления процессом закупок, упрощения и ускорения согласования заявок, единый реестр документов. Заказчик смог значительно повысить эффективность закупочной деятельности, улучшить контроль над процессами и минимизировать возможные риски и ошибки.